W tym artykule przedstawimy krótką checklistę dotyczącą konfiguracji systemu HR przy użyciu Calamari. Lista ta obejmuje istotne kroki, zaczynając od aktywacji subskrypcji, poprzez konfigurację danych pracowników, aż po integrację z innymi narzędziami. 🚀
Subskrypcja
Subskrypcja
Aktywuj swoją subskrypcję, aby mieć dostęp do wszystkich potrzebnych funkcjonalności. Nie wiesz, jakie funkcje są dostępne i w którym module? Sprawdź artykuł, który wyjaśnia różnice między nimi.
Materiały pomocnicze na tym etapie:
Dodanie pracowników
Dodanie pracowników
Dodanie/zaimportowanie danych pracowników jest niezbędne, aby przejść dalej z resztą konfiguracji.
Tutaj znajdziesz szczegółowe instrukcje, jak wprowadzić informacje o pracownikach do systemu (możesz dodać pracowników pojedynczo lub zaimportować dane zbiorczo za pomocą arkusza Excel).
Chociaż oferujemy podstawowe szczegóły w profilach pracowników, jeśli korzystasz z modułu Pracownicy, masz elastyczność wzbogacenia tych profili o więcej informacji.
Obejmuje to możliwość konfiguracji niestandardowych pól dostosowanych do Twoich konkretnych potrzeb, umożliwiając Ci gromadzenie dodatkowych danych istotnych dla Twojej firmy.
💡 Zbieranie wszystkich szczegółów na początku nie jest konieczne. Dodatkowe informacje o pracownikach możesz przesłać na późniejszym etapie procesu.
Konfiguracja typów nieobecności
Konfiguracja typów nieobecności
Kluczowym krokiem w procesie, jest dostosowanie konfiguracji typów nieobecności do zgodności z politykami nieobecności Twojej firmy. Oto przegląd różnych opcji dostępnych w konfiguracji typów nieobecności (Calamari oferuje dużą elastyczność, zapewniając liczne możliwości dostosowania).
Poniżej znajdziesz także szczegółowe instrukcje, jak dodać różne rodzaje urlopów w zależności od lokalizacji lub rodzajów umów:
🌎 Jeśli Twoja firma działa globalnie, Calamari oferuje różne sposoby wsparcia takich firm:
💡 Czujesz się trochę przytłoczony? Nie martw się! Oferujemy wsparcie na każdym etapie. Skontaktuj się z nami, jeśli będziesz potrzebować pomocy, a zapewnimy Ci wskazówki i przeprowadzimy przez cały proces! 😊
Import danych urlopowych
Import danych urlopowych
Przy rozpoczęciu korzystania z Calamari istnieją dwa powszechne scenariusze konfiguracji bilansów urlopów:
a. Rozpoczęcie z bieżącymi limitami w Calamari:
Zaimportuj bieżące limity urlopowe do Calamari.
Pracownicy mogą planować przyszłe dni wolne na podstawie tych limitów.
Naliczenia powinny być dodane z datą wejścia w życie kolejnego okresu naliczeń (np. następny miesiąc). Dzięki temu automatyczne naliczenia zadziałają dla wszystkich nowych osób dołączających do Waszej firmy.
b. Import danych historycznych dla bieżącego roku kalendarzowego:
Zaimportuj limity przeniesione z poprzedniego roku na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.
Zaimportuj wszystkie wnioski, w tym dane historyczne, dla bieżącego roku.
Skonfiguruj naliczenia z datą wejścia w życie 1 stycznia bieżącego roku.
Potrzebujesz porady, co będzie dla Ciebie najlepsze, lub pomocy z importem? 💫 Skontaktuj się z nami 📩
Kalendarz świąt
Kalendarz świąt
Organizacje z oddziałami międzynarodowymi, ale również w obrębie jednego kraju mogą dostosować wiele kalendarzy świąt publicznych w systemie. Ten proces zapewnia dokładne rejestrowanie czasu wolnego pracowników, czy to ze względu na święta w danym kraju, regionalne dni wolne czy też dni wolne specyficzne dla firmy.
Poniżej znajdziesz szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji dni wolnych od pracy:
Procesy akceptacji
Procesy akceptacji
Konfiguracja procesów akceptacji jest niezbędna do usprawnienia procesu zarządzania nieobecnościami pracowników lub zarządzania ewidencją czasu pracy.
Wymaga to skonfigurowania różnych procesów akceptacji na podstawie różnych czynników, takich jak zespół lub rola w organizacji, rodzaj nieobecności oraz czy też w zależności od tego czy wymagana jest wieloetapowa akceptacja.
Dodatkowo, Calamari udostępnia opcję automatycznej akceptacji dla wybranych użytkowników czy też typów wniosków.
Sprawdź więcej szczegółów poniżej:
Plany pracy
Plany pracy
Skonfigurowanie właściwego planu pracy jest kluczowe dla dokładnej ewidencji czasu pracy oraz długości urlopów. Poprzez określenie harmonogramów pracy i przypisanie konkretnych tygodniowych planów pracy pracownikom, system może automatycznie obliczać długość urlopów na podstawie planu pracy pracownika. Zapewnia to dokładne rejestrowanie czasu wolnego pracowników, a system wyświetla właściwe dane w ewidencji czasu pracy.
Dowiedz się więcej na temat konfigurowania planów pracy:
Metody oznaczania obecności
Metody oznaczania obecności
Calamari oferuje dwa główne modele ewidencji czasu pracy, dostosowane do różnych środowisk pracy, preferencji pracowników i wymagań organizacyjnych. 🕐
Ewidencja czasu pracy w czasie rzeczywistym za pomocą różnych metod (przeglądarki internetowej, aplikacji mobilnej, kodów QR, MS Teams, Slack, iBeaconów, API)
Uzupełnianie ewidencji manualnie przez pracownika
Sprawdź szczegóły poniżej: 🔍
Zarządzanie rolami i dostępem do danych
Zarządzanie rolami i dostępem do danych
Dostosowanie ustawień widoczności w systemie HR jest kluczowe dla zachowania prywatności danych i zapewnienia bezpieczeństwa, jednocześnie gwarantując efektywne zarządzanie procesami HR. Te ustawienia pozwalają Administratorom kontrolować, kto ma dostęp i może przeglądać różne rodzaje informacji w systemie, w zależności od ich ról i obowiązków.
Calamari oferuje różne opcje dotyczące widoczności z punktu widzenia pracowników:
różne role
pracownicy
możesz zdecydować, czy pracownicy mogą przeglądać kalendarz ogólnofirmowy czy tylko członków ich zespołu/własnych zgłoszeń
możesz decydować, czy managerowie mogą sprawdzić raporty, szczegóły limitów urlopowych i ewidencji czasu pracy ich członków zespołu
możesz zdecydować, które szczegóły powinny być widoczne dla wszystkich użytkowników, a które tylko dla managerów i administratorów lub wyłącznie administratorów
Integracje
Integracje
Calamari zapewnia szeroki zakres integracji. Aby dowiedzieć się więcej na temat tych integracji zerknij na szczegóły poniżej 🤓
Zaproszenie pracowników do systemu i materiały wdrożeniowe
Zaproszenie pracowników do systemu i materiały wdrożeniowe
Calamari oferuje trzy sposoby logowania użytkowników do aplikacji webowej i mobilnej:
logowanie tylko loginem i hasłem
logowanie tylko SSO poprzez zewnętrzne narzędzie: Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Jira, Asana i Basecamp
logowanie loginem i hasłem oraz SSO
W zależności od preferowanych opcji logowania, możesz udostępnić zaproszenia dla pracowników na 3 sposoby, sprawdź szczegóły poniżej:
Poniżej zebraliśmy także zestaw materiałów wprowadzających, które możesz udostępnić wewnętrznie - zachęcamy do skorzystania i przesłania dalej! 📚