Dobrze zorganizowana konfiguracja jest niezbędna do sprawnego działania każdej organizacji. Każda sekcja zawiera przykłady z praktyki, które pokazują, jak ustawienia wpływają na codzienną pracę.
Struktura organizacyjna
Struktura tworzona jest z wykorzystaniem Stanowisk, Zespołów, Typów umów oraz Ról.
Pracownik może należeć do wielu zespołów (np. inżynier pracujący jednocześnie w zespole deweloperskim i badawczym).
Każdy pracownik ma jedno stanowisko i jeden typ umowy (np. programista zatrudniony na pełny etat).
Stanowiska
Stanowisko określa rolę pracownika w organizacji. Ułatwia budowanie zespołów, przypisywanie obowiązków i ustalanie ścieżki raportowania.
Przykład: Stanowiska mogą obejmować „Programista”, „Specjalista HR”, „Konsultant ds. obsługi klienta”.
Dodawanie stanowisk:
Przejdź do Konfiguracja → Stanowiska i kliknij przycisk +, aby dodać stanowisko i przypisać do niego pracowników.
Wskazówka: Stanowiska mogą być tworzone automatycznie podczas importu danych pracowników lub bezpośrednio w profilu użytkownika przy dodawaniu nowych osób w Konfiguracja → Pracownicy.
Przykładowa struktura bazująca na stanowiskach:
Korzyści z definiowania stanowisk:
Umożliwia filtrowanie w kalendarzu w module Nieobecności.
Ułatwia wyszukiwanie i filtrowanie pracowników w module Pracownicy.
Pomaga przechowywać kluczowe dane pracowników i eksportować je do raportów i analiz.
Ułatwia pracownikom zrozumienie zakresu ich obowiązków.
Uwaga: Stanowiska są widoczne dla wszystkich pracowników w koncie.
Zespoły
Pracownik może należeć do wielu zespołów, co wspiera współpracę międzydziałową. Zespoły mogą być tworzone na podstawie jednostki firmy, lokalizacji, biura, działu, funkcji lub projektu.
Przykład: Pracownik może być członkiem zarówno zespołu „Deweloperskiego”, jak i „Badań i Innowacji”.
Dodawanie zespołów:
Przejdź do Konfiguracja → Zespoły i kliknij przycisk +, aby zbudować strukturę zespołów oraz przypisać do nich osoby i managerów.
Wskazówka: Zespoły można tworzyć automatycznie poprzez import danych lub bezpośrednio w profilu użytkownika przy dodawaniu pracowników w Konfiguracja → Ludzie.
Przykładowa konfiguracja zespołów:
Korzyści z dodawania zespołów:
Umożliwia filtrowanie w kalendarzu, aby śledzić dostępność zespołów.
Ułatwia zarządzanie uprawnieniami dzięki logicznemu grupowaniu pracowników.
Polityki urlopowe mogą być dostosowane do konkretnych zespołów (np. w zależności od lokalizacji).
Pozwala filtrować raporty według zespołu, dzięki czemu można eksportować dane np. dla lokalizacji lub działu.
Uwaga: Zespoły są widoczne dla wszystkich pracowników w koncie.
Typy umów
Typy umów określają warunki zatrudnienia (np. umowa o pracę na pełen etat, umowa u pracę część etatu,umowa B2B, umowa zlecenie, umowa na czas określony). Dzięki temu można dostosować polityki urlopowe i inne ustawienia w zależności od rodzaju zatrudnienia.
Dodawanie typów umów:
Przejdź do Konfiguracja → Typy umów i kliknij przycisk +, aby dodać typy umów i przypisać do nich osoby.
Wskazówka: Typy umów należy utworzyć w systemie przed importem danych lub zaktualizować je za pomocą pliku importu.
Przykład struktury opartej na typach umów:
Rodzaje umów mogą być również pomocne w definiowaniu różnych zasad dotyczących urlopów, nawet jeśli pracownicy są objęci tym samym rodzajem umowy, np. kontaktorzy z umową B2B, ale z różną liczbą dni wolnych.
Korzyści z definiowania typów umów:
Umożliwia filtrowanie raportów według typu umowy.
Polityki urlopowe można dopasować do konkretnego typu umowy (np. część etatu).
Ułatwia porządkowanie pracowników dla lepszego zarządzania.
Pozwala na bardziej precyzyjne raportowanie dzięki filtrom.
Uwaga: Widoczność typów umów można dostosować w uprawnieniach w module Pracownicy. Jeśli moduł Pracownicy nie jest używany, typy umów widoczne są tylko dla Administratorów.
Więcej informacji:
Jak ustawić politykę urlopową w zależności od typu umowy?
Role i procesy akceptacji
Role definiują poziom dostępu i zakres decyzyjny w organizacji, co pozwala usprawnić procesy akceptacji i podejmowania decyzji.
Role mogą być przypisane do zespołów (np. manager zespołu HR) lub do pojedynczych pracowników (np. Jan raportuje do Joanny).
Role bezpośredniego przełożonego i managera zespołu określają osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie wniosków.
Korzyści z definiowania ról:
Jasne ścieżki akceptacji – tylko właściwe osoby uczestniczą w procesie (np. przy akceptacji urlopu lub ewidencji czasu pracy).
Managerowie (bezpośredni przełożony lub manager zespołu) mogą przeglądać raporty swoich podwładnych.
Administratorzy mają dostęp do raportów wszystkich pracowników i ustawień konfiguracji.
Managerowie organizacji mają wgląd w dane wszystkich użytkowników, ale nie mają dostępu do ustawień konfiguracji.
Więcej informacji:
Jakie uprawnienia ma menedżer w Calamari?
Elastyczne procesy akceptacji
Calamari pozwala skonfigurować różne procesy akceptacji, np:
Akceptacja przez bezpośredniego przełożonego: (pracownik wysyła wniosek urlopowy a jego bezpośredni przełożony zatwierdza):
Akceptacja wieloetapowa: Po akceptacji przez menedżera bezpośredniego wniosek zatwierdza menedżer zespołu:
Automatyczne akceptacje: Niektóre nieobecności (np. zwolnienie lekarskie) mogą nie wymagać akceptacji – jedynie powiadomienia dla HR i menedżera:
Zastępcy: Jeśli menedżer jest na urlopie, inna osoba może zatwierdzać wnioski w jego zastępstwie:
Harmonogramy pracy, przerwy i nieprawidłowości
Aby skutecznie zarządzać obecnością pracowników i zapewnić płynne działanie firmy, ważne jest odpowiednie skonfigurowanie harmonogramów pracy, przerw i zasad wykrywania nieprawidłowości.
Harmonogramy definiują godziny pracy i elastyczność.
Nieprawidłowości automatycznie wykrywają odstępstwa od planu.
Przerwy zapewniają zgodność z polityką firmy.
Harmonogramy pracy: definiowanie godzin i elastyczności
Harmonogramy pracy stanowią podstawę ewidencji czasu pracy i naliczania urlopów w Calamari.
Urlopy
System oblicza długość urlopu na podstawie przypisanego harmonogramu pracy.
Przykład: Jeśli pracownik pracuje 5 dni w tygodniu i wnioskuje o 2 tygodnie urlopu, system odliczy 10 dni z jego puli urlopowej.
Przykład: Jeśli pracownik pracuje 3 dni w tygodniu i wnioskuje o 2 tygodnie urlopu, system odliczy 6 dni z jego puli urlopowej.
Jeśli w harmonogramie zdefiniowane są godziny „od–do” oraz możliwe jest wnioskowanie o urlop w godzinach, pracownik będzie mógł wybrać konkretne godziny przy składaniu wniosku o nieobecność.
Ewidencja czasu pracy
Harmonogramy pracy definiują oczekiwane godziny pracy i umożliwiają kontrolę dokładności obecności.
Rejestrowanie czasu pracy w trybie rzeczywistym – System umożliwia ustawienie stałego tygodniowego planu pracy. Zgłoszone godziny pracy są porównywane z planem w celu wykrycia nieprawidłowości, takich jak zbyt krótka zmiana czy praca poza wyznaczonym czasem.
Zarządzanie ewidencją czasu pracy (timesheet) – Zgłoszone godziny pracy są weryfikowane względem zaplanowanego harmonogramu. Zaplanowane godziny będą również sugerowane jako domyślne podczas wypełniania ewidencji czasu pracy manualnie.
Harmonogramy pracy: 4 modele planowania pracy
Oto sposoby konfiguracji różnych harmonogramów pracy:
Normowany
Pracownicy pracują w stałych godzinach w określone dni, a system może wychwytywać spóźnienia i wcześniejsze wyjścia na podstawie zdefiniowanych reguł.
Przykład: Jeśli firma pracuje od 9:00 do 17:00, możesz ustawić te godziny jako obowiązujące. Calamari automatycznie oznaczy wszelkie odstępstwa, takie jak spóźnienia czy wcześniejsze zakończenie pracy.
Elastyczny
Pracownicy mają określone godziny obecności lub przedziały czasowe, w których muszą być aktywni, pod warunkiem wyrobienia wymaganej liczby godzin.
Przykład: Jeśli pracownik ma tzw. „core hours” od 10:00 do 14:00, może rozpocząć i zakończyć pracę w dowolnym momencie, o ile przepracuje łącznie 8 godzin w ciągu dnia. Zapewnia to elastyczność przy zachowaniu wymaganego czasu pracy.
Przykład: Pracownik ma przepracować 8 godzin dziennie w przedziale między 5:00 a 20:00. To również zapewnia elastyczność przy zachowaniu normy dziennej.
Godzinowy
Określasz liczbę godzin do przepracowania dziennie bez wskazania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Przykład: Jeśli pracownicy mają pracować 8 godzin dziennie, ale nie ma ustalonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, możesz ustawić harmonogram dzienny, który uwzględnia tylko liczbę godzin, bez konkretnych przedziałów czasowych.
Dowolny
Dla pracowników pracujących dowolną ilość czasu każdego dnia, bez ustalonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ani określonej liczby godzin/dni do przepracowania.
Przykład: Jeśli pracownicy mają nieregularny czas pracy, jak np. freelancerzy, można przypisać im taki harmonogram. Przy wnioskach urlopowych należy jednak utworzyć typ nieobecności oparty na dniach kalendarzowych, ponieważ system nie śledzi konkretnych dni roboczych.
Więcej informacji odnośnie konfiguracji planu pracy znajdziesz w artykule Jak ustawić plan pracy?
Nieprawidłowości
Nieprawidłowości są kluczowe do śledzenia odchyleń od oczekiwanych godzin pracy. Calamari automatycznie je wykrywa, pomagając w egzekwowaniu zasad dotyczących obecności. Oto jak działają nieprawidłowości:
Nieprawidłowości dotyczące długości zmiany:
Za krótki czas pracy: Jeśli pracownik przepracuje mniej godzin niż wymagane, zostanie to oznaczone jako „Za krótki czas pracy”.
Przykład: Jeśli pracownik ma zaplanowaną 8-godzinną zmianę, ale zarejestruje tylko 6 godzin, system oznaczy to jako „Za krótki czas pracy”.
Za długi czas pracy: Jeśli pracownik przekroczy zaplanowany czas pracy, zostanie to oznaczone jako „Za długi czas pracy”.
Przykład: Jeśli pracownik powinien pracować 8 godzin, a przepracuje 10, system oznaczy to jako „Za długi czas pracy”, aby zapobiec nadmiernym nadgodzinom.
Nieprawidłowości dotyczące zaplanowanych godzin „od–do”:
Spóźnienie: Jeśli pracownik przyjdzie po zaplanowanej godzinie rozpoczęcia pracy, zostanie to oznaczone jako „Spóźnienie”.
Przykład: Jeśli praca zaczyna się o 9:00, a pracownik zaloguje się o 9:15, system oznaczy to jako „Spóźnienie”.
Za wczesne zakończenie: Jeśli pracownik wyjdzie przed zaplanowaną godziną zakończenia pracy, zostanie to oznaczone jako „Za wczesne zakończenie”.
Przykład: Jeśli koniec pracy przypada na 17:00, a pracownik wyloguje się o 16:30, system oznaczy to jako „Za wczesne zakończenie”.
Za wczesne rozpoczęcie: Jeśli pracownik zaloguje się przed zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy, zostanie to oznaczone jako „Za wczesne rozpoczęcie”.
Przykład: Jeśli start pracy jest o 9:00, a pracownik zaloguje się o 8:45, system oznaczy to jako „Za wczesne rozpoczęcie”.
Praca w dzień wolny: Jeśli pracownik pracuje w dzień wolny (np. weekend lub święto), zostanie to oznaczone jako „Praca w dzień wolny”.
Przykład: Jeśli pracownik pracuje w dzień ustawowo wolny od pracy, system oznaczy to jako „Praca w dzień wolny”, co jest istotne dla zgodności z prawem pracy.
Inne nieprawidłowości:
Automatyczne zamknięcie: Jeśli pracownik zapomni się wylogować, system automatycznie zakończy jego dzień pracy bez określenia godziny zakończenia.
Nieobecność: Jeśli pracownik w zaplanowany dzień roboczy nie zarejestruje żadnych godzin pracy i nie ma zaplanowanego urlopu, zostanie to oznaczone jako „Nieobecność”.
Więcej szczegółów o konfiguracji nieprawidłowości: Jak ustawić nieprawidłowości?
Przerwy
W Calamari można skonfigurować przerwy, aby zapewnić pracownikom odpowiedni czas na odpoczynek od obowiązków. Oto jak je ustawić:
Płatne i bezpłatne przerwy: Przerwy mogą być płatne lub bezpłatne, w zależności od polityki firmy.
Przykład: Jeśli firma oferuje 30-minutową niepłatną przerwę, ustawisz ją jako niepłatną, aby odjęła się od przepracowanych godzin. Jeśli przerwa jest płatna, jest zaliczana do czasu pracy.
2. Automatyczne przerwy: Możesz ustawić automatyczne przerwy, które zaczynają się po określonej liczbie przepracowanych godzin lub o konkretnej godzinie.
Przykład: Jeśli zasady firmy przewidują, że po 4 godzinach pracy pracownik ma prawo do 15-minutowej przerwy, można ustawić automatyczne rozpoczęcie przerwy po 4 godzinach pracy.
3. Ręczne dostosowanie przerw: Nawet przy automatycznych przerwach pracownicy mogą ręcznie rozpocząć lub zakończyć przerwę, co daje elastyczność w dostosowaniu czasu przerwy.
Przykład: Jeśli pracownik musi zrobić przerwę wcześniej lub później z powodu pilnego zadania, może ręcznie dostosować czas przerwy w systemie.
4. Wiele przerw: Możesz skonfigurować kilka przerw w ciągu dnia, dopasowanych do harmonogramu pracy.
Przykład: Jeśli firma oferuje dwie 15-minutowe przerwy oprócz 30-minutowej przerwy obiadowej, wszystkie te przerwy można skonfigurować w systemie.
Więcej szczegółów o konfiguracji przerw: Jak skonfigurować przerwę?
Przykład konfiguracji harmonogramu pracy z przerwami i podglądem nieprawidłowości:
Jeśli firma pracuje od 9:00 do 17:00, a pracownicy mają 30-minutową niepłatną przerwę codziennie o 13:00, możesz ustawić te godziny w systemie, a Calamari automatycznie wykryje nieprawidłowości, takie jak spóźnienia czy wcześniejsze wyjścia.
Możesz zdefiniować harmonogram pracy, który zakłada 30-minutową niepłatną przerwę z określonymi godzinami:
Automatyzacja przerw pozwala ustawić, aby przerwa była automatycznie dodawana do ewidencji czasu pracy codziennie o 13:00:
Aby system wykrywał wszystkie nieprawidłowości, które chcesz monitorować, możesz skonfigurować je z wybranymi buforami:
Powiadomienia
Calamari umożliwia ustawienie inteligentnych powiadomień, które informują zespół i pomagają utrzymać porządek w pracy.
Powiadomienia grupowe:
nadchodzące wydarzenia (urlopy, urodziny, święta, rocznice pracy, praca zdalna)
powiadomienia na żywo (rozpoczęcie/zakończenie pracy, przerwy).
Powiadomienia można wysyłać e-mailem, przez Slack, MS Teams.
Powiadomienia osobiste:
powiadomienia prywatne - akceptacja wniosku, wybór zastępcy, status urlopu, przypomnienie o rozpoczęciu pracy, nieukończony dzień pracy, aktualizacje dokumentów.
Powiadomienia można wysyłać e-mailem, przez Slack, MS Teams oraz aplikację mobilną.
Powiadomienia po akceptacji:
wysyłane do określonych osób lub zespołów po zatwierdzeniu urlopu czy ewidencji czasu pracy.
Powiadomienia można wysyłać e-mailem, przez Slack, MS Teams.