Jak skonfigurować typ nieobecności?
Kasia Dobrzańska avatar
Napisane przez Kasia Dobrzańska
Zaktualizowano ponad tydzień temu

Administrator Calamari może konfigurować rodzaje wniosków/nieobecności w panelu KonfiguracjaTypy nieobecności.

Poniżej instrukcja/przewodnik jak to zrobić i na co zwrócić uwagę w poszczególnych sekcjach:

Ogólne

  • W tej sekcji można zdecydować, czy dany typ wniosku będzie miał własne reguły naliczania, czy jest to podtyp, który będzie odliczany z limitu innej nieobecności (przykładowo urlop na żądanie, będzie odliczany z limitu głównego typu, czyli urlopu wypoczynkowego).

  • opcja Traktuj jako - tutaj decydujemy czy dany wniosek jest traktowany jako:

    - nieobecność

    - praca poza biurem

    Wybierając opcję pracy poza biurem można skorzystać z opcji przenoszenia czas pracy do ewidencji.

  • Rozliczanie urlopu - Tutaj można skonfigurować podstawową jednostkę rozliczania nieobecności. Podczas tego kroku decydujemy jaka jednostka będzie wykorzystywana do rozliczania nieobecności:

    • godziny - nieobecności będą zgłaszane w godzinach z możliwością prezentacji w dniach zgodnie z "Planem pracy".

    • dni - nieobecności będą zgłaszane w dniach lub jego częściach (1/2, 1/4).

    Uwaga - raz wybrana jednostka rozliczeniowa nie może zostać zmieniona!

    Dla osób na niepełnym etacie rekomendujemy ustawienie zgodnie z tym artykułem:

Kod typu nieobecności (opcjonalny) - tutaj można skonfigurować opcjonalny kod typu nieobecności.

Kod typu nieobecności może zostać wykorzystywany do integracji z zewnętrznymi systemami kadrowo-płacowymi - Comarch ERP Optima. Znajduje się w eksportowanych raportach.

Uwaga - kod nieobecności musi być unikalny!

Przydzielanie

Wymiar urlopu:

W tej sekcji można wybrać sposób określania limitów urlopowych:

  • Limitowany - na podstawie zdefiniowanych reguł pracownicy otrzymują określony wymiar dni/godzin do wykorzystania.

  • Nielimitowany - w tym przypadku nie ma określonej liczby dni/godzin do wykorzystania.

  • Nieokreślony - w tym przypadku nie ma określonej liczby dni/godzin do wykorzystania.

    Jeśli wybierzemy opcję limitowanego urlopu to naliczanie będzie oparte o reguły naliczania. Główne zasady działania, które przydają się podczas konfiguracji reguł to:

    1. Reguły działają niezależnie, każda reguła nalicza limity zgodnie ze swoją konfiguracją. Konfiguracja pozwala, aby kilka reguł równocześnie naliczało limity dla jednego pracownika.

    2. Dostępny dla/restrykcje - reguła działa dla wszystkich pracowników spełniających warunki.

    3. Jeśli pracownik nie spełnia warunków czasowych reguły typ nieobecności będzie dla niego dostępny z limitem równym zero. Jeśli natomiast pracownik nie zawiera się na liście "Ograniczonych dla" w żadnej z reguł dla typu nieobecności to typ staje się dla niego niedostępny.

    4. Zmiany w regule naliczeń - zmiana parametrów reguły, wywołuje automatyczne przeliczenie (włącznie z usunięciem) wszystkich naliczeń wynikających z danej reguły. System przelicza wszystkie naliczenia tak, aby aktualny stan limitów wynikał z reguły naliczania.

    Nabywanie uprawnień

    Tutaj można ustalić moment, od którego zaczyna się naliczanie puli urlopowej:

    • Od pierwszego dnia pracy - oznacza datę zatrudnienia (dzień zatrudnienia jest już dniem, w którym pracownik ma uprawnienie), tutaj artykuł.

    • Po dacie zatrudnienia (X lat, miesięcy , tygodni, dni) - możesz wybrać czas po dacie zatrudnienia kiedy pracownik nabędzie uprawnienie do nieobecności.

    • Kiedy doświadczenie osiągnie (X miesiący) - tutaj można skonfigurować nabycie uprawnień bazując na polu "Doświadczenie przed zatrudnieniem".

    • Od momentu dodania pracownika - powinien być używany kiedy obliczenia nie są związane z datą zatrudnienia, a z dniem dodania pracownika do systemu.

    • Po przepracowaniu pełnych lat kalendarzowych (X lat) -

    • Od początku okresu próbnego

    • Od zakończenia okresu próbnego

    Utracenie uprawnień

    Kiedy pracownik traci uprawnienie, to przestają mu być przydzielane kolejne naliczenia:

    • Z datą zwolnienia - jest to ostatni dzień pracy.

    • Po dacie zatrudnienia (X lat, miesięcy , tygodni, dni) - możesz wybrać czas po dacie zatrudnienia kiedy pracownik utraci uprawnienie do nieobecności.

    • Kiedy doświadczenie osiągnie (X miesiący) - tutaj można skonfigurować utracenie uprawnień bazując na polu "Doświadczenie przed zatrudnieniem".

    • Po przepracowaniu pełnych lat kalendarzowych (X lat) -

    • Z datą zakończenia okresu próbnego

    Cykle naliczania

    Każda reguła ma własny okres rozliczeniowy. Można wybrać między pojedynczym naliczeniem lub cyklicznym naliczaniem:

    • Rok urlopowy - ten okres rozliczeniowy związany jest z cyklem roku urlopowego, który jest konfigurowalny w zakładce Przenoszenie.

    • Rocznicowo - ten typ naliczania, bazuje na rocznicy zatrudnienia lub rocznicy nabycia uprawnień.

    • Miesięcznie, tygodniowo, rocznie - wybór jednej z tych opcji daje możliwość naliczania w krótszych cyklach.

    Wartość i moment naliczenia:

    Wartość

    To jest liczba dni/godzin, która będzie dodana wszystkim pracownikom spełniającym warunki reguły.
    Moment naliczenia

    Są dwa momenty okresu rozliczania, w których możesz skonfigurować dodanie nowych dni do puli:

    • Na początku cyklu - wartość zostanie dodana pierwszego dnia cyklu i od razu będzie dostępna dla pracownika.

    • Na końcu cyklu - wartość będzie przydzielona ostatniego dnia cyklu rozliczeniowego (często używane w naliczaniu miesięcznym i tygodniowym).

    Pierwsze naliczenie dla nowych pracowników

    Można wybrać moment i sposób pierwszego naliczenia zaraz po zdobyciu uprawnień, np. przyjęciu do pracy

    • W cyklu, w którym pracownik nabył uprawnienia - ta opcja związana jest z cyklem roku urlopowego, który jest konfigurowalny w zakładce Przenoszenie.

    • W następnym cyklu po tym, w którym pracownik nabył uprawnienia - ta opcja pozwala na przydzielenie ręczne wartości początkowej, a uruchomienie silnika reguł od drugiego okresu naliczania.

    • W momencie nabycia uprawnień - jeśli wybierzemy tę opcję naliczenie odbędzie się w momencie, kiedy pracownik zdobędzie uprawnienie, można jednocześnie wybrać czy pierwsze naliczenie będzie proporcjonalne czy będzie to odpowiednio pełna wartość.

    Ostatnie naliczenie

    Tutaj można wybrać sposób kalkulacji ostatniego naliczenia puli czy ostatnie naliczenie będzie proporcjonalne czy będzie to odpowiednio pełna wartość.

    Data wejścia w życie

    Moment kiedy reguła staje się aktywna. Tutaj można ustawić datę od kiedy reguła rozpocznie naliczanie.

    Jeśli daty zatrudnienia pracowników są sprzed daty wejścia w życie, to reguła zacznie naliczanie od momentu wejścia w życie, ale do kalkulacji dla poszczególnych pracowników wykorzysta również ich daty zatrudnienia.

    Dostępny dla...

    Tutaj można określić dla kogo będzie dostępny dany typ nieobecności. Można ograniczyć widoczność typu nieobecności dla konkretnych osób, zespołów, rodzajów umów lub płci.

    Domyślnie jest on dostępny dla wszystkich pracowników.

Zgłaszanie

Minimalna długość wniosku

  • Dla nieobecności rozliczanej w dniach możemy określić czy minimalna długość wniosku będzie to cały dzień, 1/2 lub 1/4 dnia.

  • Natomiast dla nieobecności rozliczanej w godzinach możemy określić czy będzie to cały dzień, pół dnia, 1, 2 godziny, 30 lub 15 minut, tutaj artykuł.

Obliczaj długość zgłoszenia na podstawie

Tutaj możemy zdecydować jak obliczać długość zgłoszenia. Wybieramy jeden ze sposobów:

  • Dni robocze - w tym przypadku system w obliczeniach długości zgłoszonej nieobecności bierze pod uwagę tylko dni robocze na podstawie siatki godzin przypisanej do pracownika.

  • Dni kalendarzowe - długość liczona jest w dniach kalendarzowych uwzględniając również weekendy. Jeśli wybierzesz godziny jako jednostkę rozliczania nieobecności, to wymagane jest podanie liczby godzin do przeliczenia na jeden cały dzień.

Dni świąteczne

Zaznacz odpowiedni checkbox, jeśli system ma uwzględniać dni świąteczne podczas obliczania dni/godzin trwania zgłoszenia.

Pozwól na ujemny limit

Zaznaczając tę opcję możemy pozwolić na wnioskowanie poniżej limitu i ustawić także maksymalną wartość poniżej limitu (dni lub godziny w zależności od jednostki rozliczeniowej).

Zgłaszania możliwe w

Tutaj możemy zdecydować czy zgłoszenia są możliwe tylko w:

  • obecnym roku urlopowym

  • obecnym i następnym roku urlopowym

  • w wybranym przedziale czasowym


Aktywuj nowy rok na ... miesięcy przed jego rozpoczęciem

Tutaj możemy zdecydować ile miesięcy wcześniej aktywujemy nowy rok urlopowy, artykuł.

Podczas zgłaszania w przyszłym roku urlopowym

Tutaj możemy zdecydować z jakiej puli będzie odliczany wniosek zgłoszony w przyszłym roku urlopowym:

  • Jako pierwsze odliczaj dni/godziny zarobione w poprzednim roku urlopowym

  • Odliczaj proporcjonalnie z każdego dnia

Przenoszenie

Tutaj decydujemy czy rok urlopowy zaczyna się cyklicznie we wskazanym dniu czy w rocznicę zatrudnienia pracownika.

Dodatkowo decydujemy, czy niewykorzystane dni przenoszą się na kolejny rok, jeśli zaznaczymy tę opcję, to możemy dodatkowo określić maksymalną liczbę dni/godzin, które się przeniosą oraz włączyć opcję wygaszania dni przeniesionych i niewykorzystanych po X miesiącach (maksymalnie 12 miesięcy).

Pola i widoczność

W tej sekcji można decydować o dodatkowych polach podczas zgłaszania wniosku (pole powód, zastępujący i komentarz) czy będzie wymagane, opcjonalne czy wyłączone i dla kogo widoczne. Dodatkowo powód może być dowolny lub wybierany z zdefiniowanej listy powodów.

W poniższych artykułach opisujemy możliwości:

Załączniki

Tutaj możemy włączyć opcję dołączania załączników do wniosku.

Wyświetlanie

Tutaj możemy zdecydować czy dany typ nieobecności będzie prezentowany jako pierwszy (podczas wnioskowania i w dostępności) oraz ustawić kolor wniosków prezentowanych w kalendarzu. Nieobecności będą widoczne w kalendarzu, gdy w konfiguracji ustawimy opcję "Wyróżnij kolorem na kalendarzu typ nieobecności"

Wiadomość

W tym miejscu możemy dodać komunikat który wyświetli się pracownikowi przed zgłoszeniem wniosku oraz krótki opis typu absencji, który może zawierać dodatkowe wymagania bądź informacje i będzie wyświetlany w dostępności obok limitu.

Pole "Krótki opis typu absencji" można też rozbudować graficznie korzystając ze znaczników. Znaczniki mogą sprawiać, że tekst będzie bardziej czytelny i przejrzysty.

Przykładowy opis polityki nieobecności może wyglądać tak:

Więcej o korzystaniu ze znaczników → LINK

Restrykcje

W tym miejscu możemy tworzyć restrykcje w odniesieniu do konkretnego typu wniosku/zgłaszanej absencji w zakresie długości zgłoszeń, czasu wnioskowania, zgłaszania w przeszłości czy dostępności po upływie czasu zatrudnienia.

Możemy wybrać 2 poziomy restrykcji:

  • Pokaż ostrzeżenie - system pozwoli na dodanie wniosku naruszającego restrykcję, ale zaprezentuje komunikat/ostrzeżenie podczas wnioskowania + informację o naruszeniu restrykcji w szczegółach zgłoszenia (dla menadżera/administratora/zgłaszającego)

  • Zablokuj zgłaszanie - system nie pozwoli na dodanie wniosku naruszającego restrykcję


Jeśli pojawią się pytania czy wątpliwości dotyczące odpowiedniej konfiguracji napisz do nas na czacie lub na adres [email protected]

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?