Wdrożenie narzędzi HR w międzynarodowych organizacjach to kluczowy krok w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej i usprawnienia zarządzania pracownikami na globalną skalę. W artykule omówione zostały najlepsze praktyki dotyczące skutecznego wdrażania narzędzi HR, ze szczególnym uwzględnieniem tego, jak takie wdrożenia mogą optymalizować procesy, poprawiać komunikację oraz budować spójną kulturę organizacyjną w różnych lokalizacjach geograficznych.
1. Globalne Potrzeby 🌎
Zidentyfikuj wymagania: Zbierz wymagania ze wszystkich regionów, aby upewnić się, że narzędzie spełnia różnorodne potrzeby. Wybór odpowiedniego oprogramowania HR to kluczowa decyzja dla wielu firm technologicznych i przedsiębiorstw dążących do cyfryzacji swoich procesów HR i rozwoju zespołów.
Zgodność z przepisami: Upewnij się, że narzędzie wspiera lokalne przepisy prawa pracy i regulacje. Calamari jest używane w 108 krajach. Jesteśmy znani z elastyczności, co pozwala nam spełniać wymagania prawne w różnych krajach.
2. Dostosowanie i Elastyczność ⚙️
Lokalizacja: Dostosuj narzędzie do różnych języków, stref czasowych, kalendarzy dni wolnych, polityk urlopowych oraz kulturowych niuansów.
Calamari oferuje różne możliwości dostosowania narzędzia do różnych polityk i lokalizacji.
Obsługujemy ponad 110 kalendarzy świąt państwowych, co oznacza, że nie musisz szukać list dni wolnych po zatrudnieniu pracowników z różnych krajów.
Skalowalność: Upewnij się, że narzędzie może rozwijać się razem z firmą i wspierać jej przyszłą ekspansję.
Możesz elastycznie zarządzać swoją subskrypcją, dodając nowych pracowników w miarę rozwoju firmy.
Dodatkowo, otrzymujesz wsparcie Customer Success przez cały okres korzystania z Calamari. Z przyjemnością pomożemy Ci w konfiguracji i imporcie danych nowych pracowników.
Nie mamy żadnych ograniczeń dotyczących typów nieobecności, zespołów ani ról w systemie, więc możesz skalować swoje konto wraz z rozwojem firmy.
Oferujemy wiele raportów dotyczących urlopów, danych pracowników i śledzenia obecności. Każdy raport ma różne opcje filtrowania, takie jak zespoły, lokalizacje i typy umów, a także możliwość eksportu do Excela.
3. Integracja z istniejącymi systemami 🔗
Bezproblemowa integracja: Upewnij się, że narzędzie HR może zintegrować się z systemami, z których korzystasz na co dzień.
Calamari integruje się z powszechnie używanymi systemami, takimi jak Microsoft 365/Teams, Google Workspace, Slack, Jira i innymi.
Wiarygodne dane z Calamari: Warto zaznaczyć, że dane z Calamari można eksportować i przetwarzać za pomocą różnych narzędzi kadrowo-płacowych. Możesz korzystać z raportów dostępnych w Calamari, eksportować je do pliku Excel i tam je przetwarzać lub opracować własną, niestandardową integrację API z aktualnym narzędziem kadrowo-płacowym.
4. Migracja danych: Zaplanuj bezproblemowe przeniesienie danych ze starych systemów do nowego narzędzia 🔁
Kompleksowa ocena danych: Przeanalizuj całościowy obraz i zidentyfikuj wszystkie źródła danych, które możesz przenieść do nowego systemu HR. Mamy gotowe szablony, które możesz wykorzystać przy przesyłaniu danych. Ważne jest, aby uwzględnić je już na etapie planowania, aby oszacować zakres prac i zapewnić odpowiedni format konwersji danych od samego początku.
Priorytetyzacja danych: Musisz zdecydować, które dane są dla Ciebie istotne. Czy chcesz przenieść wnioski o nieobecność z bieżącego roku, czy również z lat poprzednich? Weź pod uwagę, że przygotowanie danych do migracji może wymagać dodatkowych nakładów czasu i zasobów.
Planowanie przechowywania danych historycznych: Jeśli zdecydujesz się nie migrować wszystkich danych, będziesz potrzebować repozytorium do ich przechowywania. Przy planowaniu migracji uwzględnij koszty związane z wdrożeniem oprogramowania do przechowywania danych, jego utrzymaniem oraz zarządzaniem uprawnieniami. W zależności od tych kosztów może okazać się korzystne przeniesienie wszystkich danych.
5. Bezpieczeństwo i prywatność danych 🔒
Bezpieczne dane: Dostosowanie ustawień widoczności w systemie zarządzania czasem pracy i obecności jest kluczowe dla zachowania prywatności i bezpieczeństwa danych przy jednoczesnym utrzymaniu efektywnego zarządzania procesami. Ustawienia te umożliwiają administratorom kontrolowanie dostępu do różnych rodzajów informacji w systemie w zależności od ról i obowiązków użytkowników.
Calamari oferuje różnorodne opcje widoczności dla pracowników:
Różne role użytkowników:
Zwykli pracownicy
Menedżerowie (bezpośredni przełożeni, liderzy zespołów, menedżerowie firm)
Administratorzy
Zróżnicowane uprawnienia dla pracowników i menedżerów:
Możesz zdecydować, czy pracownicy będą mieli dostęp do kalendarza całej firmy, czy tylko do widoku swojego zespołu.
Możesz określić, jakie informacje menedżerowie mogą przeglądać w raportach dotyczących swoich bezpośrednich podwładnych.
Różna widoczność kalendarza w zależności od roli:
Sam decydujesz, które szczegóły są widoczne dla wszystkich użytkowników, a które tylko dla menedżerów i administratorów lub wyłącznie administratorów.
6. Usprawnienie codziennych procesów i komunikacji w globalnej organizacji 🤝
Widoczność kalendarza:
Funkcja umożliwia pracownikom wzajemne przeglądanie kalendarzy, co jest kluczowe przy planowaniu spotkań w różnych strefach czasowych. Dzięki temu zespoły mogą łatwiej znaleźć dogodne terminy bez czasochłonnych negocjacji.Integracje z zewnętrznymi kalendarzami:
Integracja z kalendarzami zewnętrznymi (takimi jak Google Calendar, Outlook itp.) zapewnia płynną synchronizację wydarzeń i harmonogramów na różnych platformach. Eliminuje to chaos informacyjny i gwarantuje, że wszyscy są na bieżąco, co znacząco poprawia efektywność komunikacji.Powiadomienia grupowe:
Powiadomienia wysyłane do grup (zespołów, działów itp.) sprawiają, że kluczowe informacje docierają do odpowiednich osób w odpowiednim czasie. Funkcja ta sprzyja lepszej komunikacji, informując wszystkich jednocześnie o dniach wolnych, planowanych urlopach czy pracy zdalnej. Takie podejście zwiększa przejrzystość, wspiera zrozumienie dostępności zespołu i pozwala na sprawniejsze działanie, mimo różnic geograficznych i kulturowych.Lista obecności:
Lista obecności pokazuje, kto jest aktualnie dostępny, co jest szczególnie przydatne w międzynarodowych firmach, gdzie członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych."Pracuj ze mną":
Sekcja "Pracuj ze mną" to unikalne rozwiązanie, które umożliwia pracownikom dzielenie się wskazówkami dotyczącymi preferowanego sposobu współpracy i komunikacji. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej zrozumieć swoje wzajemne potrzeby, co przekłada się na efektywniejszą współpracę i lepszą dynamikę zespołową.Katalog pracowników:
Łatwy dostęp do danych kontaktowych, struktury zespołów i stanowisk ułatwia komunikację, umożliwiając szybkie znalezienie i skontaktowanie się z odpowiednią osobą. Promuje to lepsze zrozumienie hierarchii organizacyjnej i wspiera współpracę między działami oraz regionami.
7. Szkolenie użytkowników i wsparcie 📚
Kompleksowe szkolenia:
Zapewnij dokładne szkolenia dla zespołów HR oraz użytkowników końcowych.
Efektywne szkolenie z Calamari – szczególnie w międzynarodowych organizacjach – składa się z dwóch kluczowych elementów: narzędzia i procesu.Te dwa aspekty są ze sobą nierozerwalnie powiązane.
Z jednej strony należy nauczyć pracowników, gdzie się logować i jakie kroki podjąć, aby osiągnąć swoje cele (ten element jest w pełni pokrywany przez Calamari, które oferuje materiały szkoleniowe i bazę wiedzy dla pracowników, menedżerów i administratorów).
Z drugiej strony korzystanie z narzędzia osadzone jest w szerszym procesie, który odzwierciedla sposób funkcjonowania organizacji. Ten aspekt, choć często najbardziej wartościowy dla użytkowników, bywa pomijany podczas wdrażania systemu. Bazując na naszym doświadczeniu możemy stwierdzić, że polecamy zwrócić uwagę na:
Role i odpowiedzialności: Zdefiniowanie, kto przygotowuje raporty, kto je zatwierdza oraz w jakich przypadkach zatwierdzenia są automatyczne, uwzględniając różne role i obowiązki w poszczególnych krajach.
Zasady, polityki i oczekiwane terminy: Wyjaśnienie, które nieobecności należy zgłaszać z wyprzedzeniem, czy rejestry powinny być uzupełniane tygodniowo czy miesięcznie oraz kiedy należy aktualizować sekcję „Pracuj ze mną”, uwzględniając lokalne różnice.
Polecane funkcje: Informowanie pracowników, które funkcje są szczególnie przydatne, a których nie zaleca się używać. Na przykład: korzystanie z kodu QR do oznaczania obecności w biurze lub logowanie pracy przez Slack podczas pracy zdalnej – dostosowane do lokalnych zwyczajów i preferencji.
Odwzorowanie w narzędziu: Pokazanie, w jaki sposób polityki HR firmy zostały zintegrowane w Calamari, z uwzględnieniem lokalnych regulacji i praktyk.
Zasady bezpieczeństwa: Szkolenie pracowników w zakresie zasad bezpieczeństwa związanych z korzystaniem z Calamari, aby zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami o ochronie danych.
Stałe wsparcie:
Stwórz system wsparcia, który pomoże użytkownikom w rozwiązywaniu problemów i odpowie na pytania. Pracownicy powinni wiedzieć, do kogo się zwrócić w przypadku wątpliwości dotyczących np. szczegółów uprawnień, danych w ewidencji czasu pracy czy ogólnego użytkowania narzędzia.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu planu onboardingowego dla Twojej organizacji, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy!