Korzystając z szablonów Calamari możesz:
importować nowych pracowników do systemu,
zaktualizować dane pracowników.
💡 Wskazówka: Funkcja importu pracowników to świetne rozwiązanie do aktualizacji lub dodawania danych dla wielu osób jednocześnie – idealna do masowych zmian.
Jeśli chcesz zaktualizować dane tylko jednego lub kilku pracowników, również możesz skorzystać z importu, jednak w większości przypadków bardziej praktyczna i szybsza będzie ręczna edycja profilu.
Import nowych pracowników
1. Pobierz szablon do wypełnienia
Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka Konfiguracja → Import → Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz pusty szablon:
2. Wypełnij plik szablonu danymi pracowników
Uzupełnij plik o dane pracownicze. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak wypełnić poprawnie plik.
⚠️ Uzupełnij pola wymagane
email pracownika
imię i nazwisko
data zatrudnienia (RRRR-MM-DD → format rok-miesiąc-dzień)
kalendarz świąt (np. Default)
plan pracy (np. Pełny wymiar - 1/1)
proces akceptacji (np. Podstawowy proces akceptacji)
stefa czasowa (np. Europe/Warsaw → w Calamari używamy oznaczenia tz identifier)
✅ Upewnij się, że nazwy, które wpisujesz w kolumnach w pliku są identyczne, jak te w Calamari
rodzaje umów
plan pracy
procesy akceptacji
kalendarze świąt
💡 Wskazówka: Zalecamy skopiowanie nazw bezpośrednio z Calamari i wklejenie ich do pliku, aby uniknąć błędów.
❗ Sprawdź, czy nie ma literówek lub pustych miejsc (spacji) na końcu każdej linii
Komórki, które odnoszą się do pól zdefiniowanych już w Calamari, muszą zawierać dokładnie takie same nazwy. Przejrzyj swój plik pod kątem możliwych literówek i ewentualnych spacji – spacje mogą się pojawić zwłaszcza, gdy coś kopiujesz z innego miejsca.
Jeśli nazwy nie są identyczne i w pliku, i w Calamari – system nie pozwoli na import danych.
❓ Nie wiesz, co wpisać w pola wymagane?
Proponujemy uzupełnić pola wymagane danymi, które już są w Calamari, np. proces akceptacji → "Podstawowy proces akceptacji". Te dane możesz później zawsze zaktualizować, gdy skonfigurujesz te sekcje ustawień.
3. Zapisz plik w formacie .xlsx
W programie do edycji arkuszów kalkulacyjnych wybierz Zapisz jako. Upewnij się, że wybrany format to .xlsx.
4. Wgraj plik
Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik.
Jeśli plik nie zostanie wgrany, dostaniesz o tym powiadomienia i będziesz mógł pobrać plik zwrotny z zaznaczonymi komórkami, które wymagają poprawy.
Aktualizacja danych
Jak edytować dane
W przypadku aktualizacji danych, pozostaw w pliku tylko dane tych użytkowników oraz tylko tych kolumn, w których chcesz zmienić informacje (kolumny i wiersze, których danych nie chcesz edytować trzeba usunąć z arkusza).
⚠️ Uwaga! Trzeba usunąć całe kolumny i wiersze wraz z nagłówkami, a nie tylko zawartość komórek.
Jeśli w pliku zostawisz puste pole (czyli usuniesz dane z komórki, ale nie usuniesz kolumny ani wiersza), import usunie te dane u pracownika. Puste pole oznacza brak informacji.
Przykład: Jeśli w pliku usuniesz zespół, w którym jest pracownik, a pozostawisz nagłówek "Zespoły", pole to będzie puste. Po imporcie zespół zostanie usunięty z profilu pracownika.
Należy pamiętać, że email pracownika stanowi jego unikalny identyfikator, dlatego kolumna z emailem zawsze jest wymagana.
Aktualizacja danych pracowniczych
Jeśli potrzebujesz zmienić lub uzupełnić dane personalne pracowników, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
1. Pobierz szablon
Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka Konfiguracja → Import → Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz wypełniony szablon:
2. Pozostaw komórki, które wymagają aktualizacji i uzupełnij
W pliku powinny znaleźć się tylko nagłówki kolumn, które wymagają zmiany.
Przykład: chcemy zmienić w profilach pracowników informacje dotyczące adresu.
Usuwamy z pliku kolumny, których nie chcemy zmieniać i zostawiamy tylko te, które wymagają aktualizacji.
Poniżej widać przykład pliku do importu z adresami pracowników do aktualizacji:
3. Wgraj plik
Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik
Aktualizacja struktury organizacyjnej (zespołów)
Jeśli potrzebujesz uaktualnić podział na zespoły w swojej firmie, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
1. Pobierz szablon
Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka Konfiguracja → Import → Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz wypełniony szablon:
2. Pozostaw komórki, które wymagają aktualizacji i uzupełnij
W pliku powinny znaleźć się tylko nagłówki kolumn, które wymagają zmiany.
Przykład: Masz pracowników, którzy należą już do jednego zespołu:
Chcesz ich dodać do kolejnego zespołu np. o nazwie "Biuro - Warszawa".
W takim przypadku należy dodać nazwę nowego zespołu po przecinku do tej samej komórki, w którym istnieje już obecny zespół. Dzięki temu dane się nie nadpiszą i pracownik pozostanie w obu zespołach.
3. Wgraj plik
Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik
⚠️ Ważne! Jeśli chcesz zaktualizować typy umów, zespoły lub plany pracy w profilach pracowników, może to wpłynąć na historyczne dane urlopowe.
W przypadku gdy twoi pracownicy zmienili typ umowy, zastosuj się do tej instrukcji: Co zrobić, gdy pracownik zmienia grafik, umowę lub wymiar etatu?
Poproś o pomoc Zespół Wsparcia Klienta
Jeśli potrzebujesz wsparcia w imporcie danych, z przyjemnością Ci pomożemy. Po przygotowaniu danych, przejdź do:
Konfiguracja → Import → Importuj dane przez dział wsparcia klienta → Załącz pliki.
Nie zapomnij skontaktować się z nami z informacją, że dane czekają na import.