Moduł Nieobecności oferuje szereg raportów, które pomagają administratorom i managerom skutecznie monitorować zgłoszone wnioski urlopowe i pozostałe limity pracowników.
Możesz wygenerować podgląd raportu albo pobrać każdy z raportów jako plik .xlsx. Dostęp do sekcji z Raportami mają użytkownicy z rolą administratora lub jedną z trzech ról managerskich.
Każdy z raportów skupia się na innym celu i prezentacji danych, dlatego należy wybrać odpowiedni, w zależności od tego, jakie dane urlopowe potrzebujesz wygenerować. Poniżej znajdują się dostępne raporty w sekcji Raporty w menu po lewej stronie oraz sposoby, w jakie mogą być wykorzystane.
Raport Limity
Raport Limity służy do podglądu dostępnych dni urlopowych. Możesz szybko sprawdzić, ile urlopu pozostało pracownikom z poprzedniego roku lub ile dni w sumie wykorzystali w danym roku lub sprawdzić stan na dany dzień. W tym raporcie możesz podejrzeć też wszelkie ręcznie dodane lub odjęte limity urlopowe.
Jak może pomóc?
Analiza limitów urlopowych (w dniach lub godzinach) dla wszystkich pracowników.
Filtrowanie danych według pracownika, rodzaju nieobecności, typu umowy, roku lub konkretnej daty.
Eksport raportu do pliku Excel w celu dalszej analizy.
Przykładowe zastosowania
Sprawdzenie niewykorzystanych dni wolnych z poprzedniego roku urlopowego.
Weryfikacja pozostałych limitów urlopowych pracowników.
Analiza limitów urlopowych w kontkeście rezerwy urlopowej.
Podsumowanie zgłoszonych dni wolnych w wybranym okresie.
Wyjaśnienie kolumn
Typ absencji: Typ urlopu (np. Urlop wypoczynkowy, Urlop okolicznościowy, Zwolnienie lekarskie).
Przyrostowo w ciągu roku: Automatycznie dodane dni lub godziny wolne.
Z poprzedniego roku: Niewykorzystane dni lub godziny przeniesione na bieżący rok.
Edytowane: Manualne zmiany limitów urlopowych.
Zgłoszone nieobecności: Całkowita liczba dni lub godzin zgłoszonych na czas wolny (w tym zaakceptowane i oczekujące na akceptację lub akceptację odwołania).
Przeniesione na następny rok: Dni lub godziny przeniesione na następny rok.
Przedawnione: Niewykorzystane dni lub godziny, które wygasły zgodnie z konfiguracją typu nieobecności.
Wyczerpanie puli typu głównego: Liczba dni lub godzin które zostały wykorzystane w ramach głównego typu urlopu (dotyczy tylko podtypów, przykładowo urlopu na żądanie).
Do wykorzystania: Całkowita liczba dni lub godzin dostępnych uwzględniająca naliczenia i zgłoszone dni.
Raport Wnioski
Raport Wnioski służy do sprawdzenia zgłoszonych wniosków urlopowych ze szczegółami: data, długość wniosku, komentarze, powody, załączniki, akceptujący. Tego raportu użyjesz, jeśli potrzebujesz widzieć listę urlopów z konkretnymi datami, na kiedy zostały zgłoszone.
Jak może pomóc?
Przeglądanie wszystkich zgłoszonych nieobecności wraz z ich statusem (zaakceptowane, oczekujące, odrzucone, anulowane).
Weryfikacja powodów nieobecności oraz dat ich wystąpienia.
Filtrowanie według okresu, pracownika, zespołu, rodzaju nieobecności, typu umowy oraz statusu zgłoszenia.
Dostęp do danych archiwalnych zgłoszonych wniosków.
Eksport wniosków do plików Excel, PDF lub do plików w formacie zgodnych z wytycznymi importu danych do systemów kadrowo płacowych takich jak Enova365, Wapro Gang, Symfonia, Comarch ERP Optima, Symfonia R2Płatnik.
Przykładowe zastosowania
Przygotowanie raportu nieobecności dla działu kadr w celu rozliczenia wynagrodzeń.
Monitorowanie liczby dni płatnych i bezpłatnych urlopów.
Generowanie raportów na potrzeby rozliczeń w konkretnych okresach.
Wyjaśnienie kolumn
Typ absencji: Typ urlopu (np. Urlop wypoczynkowy, Urlop okolicznościowy, Zwolnienie lekarskie).
Od-Do: Zakres dat nieobecności.
Zgłoszono: Data zgłoszenia wniosku.
Akceptacja: Data akceptacji urlopu.
Status: Aktualny status zgłoszenia.
Powód: Przyczyna nieobecności podana przez pracownika.
Zastępca: Osoba zastępująca
Długość w przedziale: Liczba dni/godzin w wybranym okresie.
Pełna długość: Całkowita liczba dni/godzin nieobecności.
ℹ️ W pliku Excel po eksporcie, można sprawdzić również kolumny z historią komentarzy oraz informacją czy dany wniosek zawierał załącznik, czy też nie.
Raport Rozliczenia
Raport Rozliczenia jest pomocny w sprawdzaniu, ile dni lub godzin urlopu zostało zgłoszone w danym przedziale czasu. Ukazuje sumaryczną wartość zgłoszonych dni urlopowych, np. w przeciagu roku z podziałem na każdym miesiąc.
Jak może pomóc?
Monitorowanie liczby dni lub godzin wykorzystanych w wybranym okresie (miesiąc, rok) – raport obejmuje tylko zaakceptowane urlopy.
Filtrowanie danych według pracownika, zespołu, rodzaju umowy i okresu rozliczeniowego.
Eksport do pliku Excel w celu dalszej analizy.
Przykładowe zastosowania
Monitorowanie wzorców nieobecności.
Monitorowanie liczby godzin lub dni nieobecności w skali roku/kwartału.
Wyjaśnienie kolumn
Typ absencji: Typ urlopu (np. Urlop wypoczynkowy, Urlop okolicznościowy, Zwolnienie lekarskie).
Miesiące: Łączna liczba dni lub godzin wolnych w każdym miesiącu w wybranym okresie.
Suma: Łączna liczba dni lub godzin nieobecności zaakceptowanych w wybranym okresie.
Jednostka: Dni lub godziny.
Raport Ewidencja
Raport Ewidencja pokazuje przepracowane dni na podstawie siatki godzin i zgłoszonych urlopów. Dodatkowo można też sprawdzać, w które dni zgłoszona została praca zdalna. Ten raport jest przydatny, jeśli masz tylko moduł Nieobecności (bez modułu Czas Pracy) i potrzebujesz oszacować, ile dni w miesiącu przepracowali pracownicy.
Jak może pomóc?
Przeglądanie zaplanowanych nieobecności i pracy zdalnej obok planowanych godzin pracy.
Monitorowanie liczby godzin nieobecności w wybranym okresie.
Dostęp do danych archiwalnych.
Eksport danych do pliku Excel.
Przykładowe zastosowania
Sprawdzenie pełnego obrazu obecności w firmie - od zaplanowanych nieobecności po pracę zdalną.
Wyjaśnienie kolumn
Kolumny z datami (np. 1 lutego, sobota, 2 lutego, niedziela itp.): Daty które zostały wybrane na filtrze, z uwzględnieniem zaplanowanego czasu wolnego lub liczby godzin zaplanowanych do pracy.
Czas przepracowany: Całkowita liczba godzin, które pracownik był zaplanowany do pracy zgodnie z tygodniowym planem pracy.
Czas nieobecności: Całkowita liczba godzin, w których pracownik był nieobecny.
Czas pracy zdalnej: Całkowita liczba godzin, które pracownik przepracował zdalnie.
Raport Szczegóły Czasu Pracy
Ten raport jest szczególnie przydatny, jeśli posiadasz oba moduły Calamari: Nieobecności i Czas Pracy, ponieważ w jednym raporcie pokazuje informacje, o tym kiedy został zgłoszony urlop (moduł Nieobecności) oraz kiedy pracownik pracował (moduł Czas Pracy)
W raporcie Szczegóły Czasu Pracy możesz przeglądać tabelaryczne podsumowanie każdego dnia, które zawiera m.in. informacje, kiedy godzin pracownik był nieobecny, ile godzin pracował w dni pracujące i ile godzin spędził nad poszczególnymi projektami.
Jak może pomóc?
Dostarcza wgląd w ewidencję czasu pracy pokazując ilość przepracowanych godzin, czasu spędzonego nad projektami i długość zgłoszonych urlopów dzień po dniu.
Dostosowanie dostępnych wierszy, które pojawią się w wyeksportowanym raporcie (np. przerwy, typy absencji, projekty), dzięki czemu gotowy raport zawiera tylko wybrane dane, których potrzebujesz.
Możliwość filtrowania danych w raporcie według pracowników, zespołów, typów umów i przedziałów czasu.
Wspomaga zarządzanie czasem projektów.
Umożliwia dalszą analizę danych dzięki eksporcie do Excela.
Przykładowe zastosowania
Weryfikacja liczby przepracowanych godzin do dalszych rozliczeń płacowych.
Analiza czasu spędzonego na projektach.
Ocena produktywności zespołów poprzez porównanie czasu pracy nad projektami.
Wyjaśnienie kolumn i wierszy
Kolumny dat (np. 1 Lut Sob): Data zarejestrowanych zdarzeń z informacją o urlopach, godzinach pracy i czasie projektowym.
Wiersze: W raporcie zobaczysz dane bazujące na wybranych filtrach (np. przerwy, typy absencji, projekty), dzięki czemu możesz wybierać tylko potrzebne informacje.