Nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy pozwalają monitorować i zarządzać obecnością pracowników. Dzięki tym ustawieniom można wykryć odchylenia od zaplanowanych godzin pracy i zadbać o zgodność z wewnętrznymi zasadami firmy.
Poniżej wyjaśniamy, jakie rodzaje nieprawidłowości można skonfigurować w Calamari i jak je dostosować do potrzeb organizacji.
Jak skonfigurować nieprawidłowości?
Aby skonfigurować zasady wykrywania nieprawidłowości, warto najpierw sprawdzić harmonogramy pracy przypisane do pracowników (Konfiguracja → Plan pracy).
Na ich podstawie można określić, jakie odchylenia od normy powinny być rejestrowane (Konfiguracja → Nieprawidłowości).
Dla każdej nieprawidłowości (z wyjątkiem pracy w dniu wolnym) można określić bufor od 0 do 120 minut, aby uwzględnić drobne opóźnienia czy zmiany w czasie pracy.
Rodzaje nieprawidłowości
Czas trwania zmiany
Za krótki czas pracy – pojawia się, gdy pracownik przepracuje mniej godzin niż wymagany limit. Pomaga to zapewnić, że pracownicy realizują minimalny czas pracy.
Za długi czas pracy – występuje, gdy pracownik pracuje dłużej niż przewidziano. Jest to przydatne do monitorowania nadgodzin.
Zaplanowane godziny (od - do)
Spóźnienie – pojawia się, gdy pracownik rozpocznie zmianę po zaplanowanym czasie. Umożliwia śledzenie punktualności.
Zmiana zakończona przed końcem pracy – rejestrowana, gdy pracownik skończy pracę przed zaplanowanym czasem.
Za wczesne rozpoczęcie – pojawia się, gdy pracownik zacznie pracować przed oficjalnym czasem rozpoczęcia zmiany.
Praca w dniu wolnym (weekendy, święta)
Praca w dniu wolnym – wykrywana, gdy pracownik zarejestruje godziny pracy w dniu, który powinien być wolny. Pomaga monitorować przestrzeganie okresów odpoczynku i regulacji prawnych.
Inne nieprawidłowości
Zmiana automatycznie zamknięta – gdy pracownik zapomni się wylogować, system automatycznie zamknie wpis i oznaczy go jako „zamknięty automatycznie”.
Nieobecność – jeśli pracownik nie zarejestruje żadnych godzin pracy i nie ma zaplanowanego urlopu, system oznaczy ten dzień jako „Nieobecność”.
Jak sprawdzić szczegóły nieprawidłowości?
Raporty – aby przeglądać wszystkie wykryte nieprawidłowości, przejdź do sekcji Raporty → Nieprawidłowości.
Powiadomienia – można ustawić powiadomienia dla spóźnień podwładnych w ramach powiadomień personalnych. Takie powiadomienia może ustawić menadżer w swoim profilu lub Administrator może zmienić ustawienia w profilu konkretnego użytkownika.
Ewidencja czasu pracy – w zakładce Ewidencja:
Nieprawidłowości są oznaczone żółtym trójkątem.
Braki w ewidencji (np. brak zarejestrowanej obecności i brak wniosku o nieobecność) są zaznaczone na czerwono.
Dzięki tym funkcjom można skutecznie monitorować obecność pracowników i unikać problemów związanych z czasem pracy.