Moduł Pracownicy w Calamari to kompleksowe narzędzie do zarządzania danymi pracowników, które umożliwia organizacjom centralne przechowywanie, kontrolowanie dostępu oraz łatwe zarządzanie dokumentami pracowniczymi. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak raportowanie, audyt zmian, integracja z aplikacją mobilną, bezpieczeństwo danych oraz automatyczne powiadomienia o kluczowych datach, moduł ten wspiera efektywność procesów HR i poprawia organizację pracy w firmie. Poniżej przedstawiamy kluczowe funkcje tego modułu.

Sekcja dokumentów w Calamari pozwala na przechowywanie wszystkich ważnych dokumentów w jednym miejscu, eliminując konieczność przeszukiwania fizycznych archiwów. Dokumenty można łatwo dodać do katalogu pracownika, wysłać do uzupełnienia, poprosić o dokument lub udostępnić do zapoznania. Dzięki temu informacje są natychmiastowo dostępne, co przyspiesza codzienną pracę i zmniejsza czas poświęcany na szukanie dokumentów. W efekcie zyskujesz większą efektywność i płynność w zarządzaniu dokumentacją.

Zaawansowane opcje kontrolowania dostępu umożliwiają precyzyjne przypisanie uprawnień do dokumentów dla administratora, managera i właściciela dokumentu. Dzięki temu wrażliwe dane są dostępne tylko dla osób upoważnionych, co zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa. Pola dodatkowe oraz inne pola systemowe mogą mieć różny poziom dostępu, zależnie od roli w organizacji, co pozwala na pełną personalizację. Możliwość dodawania niestandardowych pól w sekcji informacji o pracowniku umożliwia dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb organizacji.

Audyt zmian w Calamari śledzi wszystkie zmiany dokonane w dokumentach pracowników, co zapewnia pełną przejrzystość nad procesem edycji danych. Funkcja audytu umożliwia śledzenie modyfikacji z dokładną datą, godziną oraz informacją o osobie, która dokonała zmian. Każdy dokument może być przypisany do konkretnego folderu, co ułatwia śledzenie historii dokumentów oraz ich obiegu. Dzięki temu zarządzanie dokumentami staje się bardziej przejrzyste i łatwiejsze do audytowania.

Dzięki integracji z aplikacją mobilną, zarządzanie dokumentami staje się możliwe z każdego miejsca. Użytkownicy mogą dodawać, skanować i wyświetlać dokumenty, śledzić ich statusy oraz sprawdzać szczegóły, nie będąc przy biurku. Zwiększa to mobilność pracowników i umożliwia im wygodniejsze zarządzanie dokumentami zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych, co przyczynia się do poprawy efektywności pracy.

Dokumenty w Calamari przechowywane są na bezpiecznych serwerach, które regularnie wykonują kopie zapasowe, zapewniając ochronę danych przed ich utratą. Wszystkie dane są przechowywane na serwerach zgodnych z lokalizacją klienta, co zapewnia spełnienie wymogów dotyczących przechowywania danych w danym regionie. Dzięki tym środkom zabezpieczeń, masz pewność, że dane Twojej organizacji są bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Sekcja raportowania w Calamari oferuje zaawansowane opcje raportowania, umożliwiające tworzenie szczegółowych raportów na podstawie danych pracowników. Dzięki tej funkcji możesz łatwo importować dane z pól dodatkowych, generować raporty dostosowane do specyficznych potrzeb Twojej organizacji oraz eksportować dane do Excela. Możliwość tworzenia spersonalizowanych widoków pozwala na wyświetlanie tylko tych informacji, które są istotne w danym momencie, co usprawnia procesy decyzyjne. Elastyczne opcje filtrów i eksportu umożliwiają łatwą organizację danych, zapewniając pełną kontrolę nad raportowaniem, co skutkuje szybszym dostosowaniem systemu do zmieniających się potrzeb organizacji.

Sekcja powiadomień w Calamari automatycznie śledzi najważniejsze daty w profilach pracowników - od urodzin i rocznic zatrudnienia po kluczowe terminy HR zapisane jako własne pola dat, takie jak koniec umowy, wygaśnięcie badań lekarskich, zakończenie okresu próbnego czy termin odnowienia certyfikatu. Wszystkie te informacje znajdują się w jednym miejscu i uruchamiają wcześniejsze przypomnienia dla właściwych osób, bez potrzeby ręcznego monitorowania arkuszy czy osobistych kalendarzy. Dzięki temu nic nie umyka uwadze, HR działa sprawniej i zgodnie z przepisami, a firma może konsekwentnie celebrować ważne momenty i reagować na nadchodzące terminy z odpowiednim wyprzedzeniem.