Pola pracowników (pola własne) w module Pracownicy (Core HR) pozwalają dostosować profil pracownika do potrzeb organizacji – można w nich przechowywać m.in. informacje o sprzęcie, benefitach, szkoleniach, umiejętnościach, danych umowy czy rozmiarach odzieży firmowej. Dzięki temu Calamari staje się centralnym miejscem do gromadzenia kluczowych danych HR.
Jeżeli pola zostały już utworzone, nie ma potrzeby uzupełniania ich ręcznie na każdym profilu. Zamiast tego można skorzystać z importu danych z pliku Excel i masowo zaktualizować informacje dla wielu pracowników jednocześnie.
Kiedy warto skorzystać z importu pól pracowników?
Import danych do pól własnych jest szczególnie przydatny, gdy:
wdrażana jest nowa struktura danych (np. dodano pola dotyczące sprzętu, benefitów, szkoleń, umów),
przenoszone są dane z innego systemu lub z arkusza Excel,
aktualizowane są informacje dla większej grupy pracowników (np. przypisanie sprzętu, uzupełnienie rozmiarów odzieży, dodanie informacji o szkoleniach czy certyfikatach).
Dzięki importowi można w jednym kroku uzupełnić dane dla wielu osób zamiast edytować każdy profil osobno.
Poniżej opis, jak krok po kroku przeprowadzić taki import:
Upewnij się, że pola pracowników są już utworzone.
Najpierw należy utworzyć pola, do których mają zostać zaimportowane dane.
Przejdź do Konfiguracja → Pracownicy → Pola własne.
Dodaj nowe pola, wybierając odpowiedni typ, np.:
pole tekstowe,
pole daty,
lista jednokrotnego wyboru,
lista wielokrotnego wyboru,
pole liczbowe,
pole Tak/Nie.
Po zapisaniu pól pojawią się one na profilach pracowników – oraz automatycznie zostaną dodane do szablonu importu.
Przejdź do sekcji importu.
Aby zaimportować dane do pól pracowników:
Przejdź do Konfiguracja → Import.
Wybierz opcję Import z pliku Excel (lub analogiczną pozycję zależnie od widoku).
W tym miejscu będzie można pobrać szablon oraz wgrać uzupełniony plik z danymi.
Pobierz szablon z polami pracowników.
Na ekranie importu:
Wybierz odpowiedni typ importu (np. import danych pracowników).
Kliknij Pobierz szablon.
Calamari wygeneruje plik Excel, który będzie zawierał:
standardowe pola systemowe (np. imię, nazwisko, e-mail),
dodatkowe kolumny odpowiadające utworzonym polom pracowników.
Dzięki temu nie trzeba samodzielnie dodawać kolumn ani martwić się o ich nazwy – szablon jest gotowy do uzupełnienia.
Uzupełnij dane w szablonie.
Otwórz pobrany plik w Excelu lub innym edytorze arkuszy kalkulacyjnych.
W kolumnach odpowiadających polom pracowników można wprowadzić dane, np.:
Zasoby / sprzęt – numer seryjny komputera, numer IMEI telefonu, data wydania sprzętu,
Benefity – nazwa pakietu ubezpieczenia, numer karty sportowej, rodzaj benefitu,
Szkolenia – daty szkoleń BHP, badań okresowych, ukończonych kursów,
Umiejętności i certyfikaty – znajomość języków, posiadane certyfikaty, doświadczenie,
Dane umowy i wynagrodzenia – data rozpoczęcia i zakończenia umowy, typ umowy, staż pracy,
Odzież / uniformy – rozmiar koszulki, butów, uniformu.
Następnie należy zapisać plik na dysku, nie zmieniając formatu (najczęściej XLSX).
Wgraj plik do systemu i zatwierdź import.
Po uzupełnieniu danych:
Wróć do Konfiguracja → Import.
Wybierz wcześniej wybrany typ importu.
Wgraj zapisany plik z danymi.
System:
sprawdzi poprawność pliku (np. format dat, typy wartości),
wyświetli ewentualne błędy lub ostrzeżenia,
pozwoli przejrzeć podsumowanie zmian przed ich zatwierdzeniem.
Po zatwierdzeniu importu dane z pliku zostaną zapisane na profilach pracowników, a pola pracowników będą uzupełnione zgodnie z wprowadzonymi wartościami.
Aktualizacja danych
Jak edytować dane
W przypadku aktualizacji danych, pozostaw w pliku tylko dane tych użytkowników oraz tylko tych kolumn, w których chcesz zmienić informacje (kolumny i wiersze, których danych nie chcesz edytować trzeba usunąć z arkusza).
⚠️ Uwaga! Trzeba usunąć całe kolumny i wiersze wraz z nagłówkami, a nie tylko zawartość komórek.
Jeśli w pliku zostawisz puste pole (czyli usuniesz dane z komórki, ale nie usuniesz kolumny ani wiersza), import usunie te dane u pracownika. Puste pole oznacza brak informacji.
Przykład: Jeśli w pliku usuniesz zespół, w którym jest pracownik, a pozostawisz nagłówek "Zespoły", pole to będzie puste. Po imporcie zespół zostanie usunięty z profilu pracownika.
Należy pamiętać, że email pracownika stanowi jego unikalny identyfikator, dlatego kolumna z emailem zawsze jest wymagana.
Korzyści z importu danych do pól pracowników.
Korzystanie z importu zamiast ręcznego uzupełniania profili pozwala:
zaoszczędzić czas – szczególnie przy dużej liczbie pracowników,
zapewnić spójność danych – wszystkie informacje są wprowadzone w tym samym formacie,
ułatwić wdrożenie – dane z poprzednich systemów mogą zostać szybko przeniesione do Calamari,
uporządkować procesy HR – kluczowe informacje są w jednym miejscu, gotowe do raportowania i codziennej pracy.
Bardzo cenimy Twoje opinie i sugestie. Są one kluczowe dla nieustannego rozwoju Calamari, a nowe funkcje są regularnie dodawane, aby ulepszać doświadczenia użytkowników.
Chcesz zobaczyć więcej? 🤓
Umów się na spotkanie online.