Wnioski pracownicze w Calamari - jak uporządkować zgłoszenia pracowników?
Nie każda sprawa pracownicza musi zaczynać się od maila, wiadomości w wewnętrznym komunikatorze albo pytania: „do kogo mam to zgłosić?”.
Funkcjonalność Wnioski pracownicze w Calamari pozwala tworzyć własne formularze zgłoszeń dla pracowników. Dzięki temu można uporządkować procesy, które wcześniej były obsługiwane w różnych miejscach: w mailach, komunikatorach, arkuszach, dokumentach albo zewnętrznych formularzach.
Funkcja jest dostępna w module Pracownicy w Calamari i może wspierać różne procesy kadrowe, administracyjne, benefitowe, finansowe lub IT.
Do czego służą wnioski pracownicze w Calamari?
Wnioski pracownicze pomagają zebrać zgłoszenia pracowników w jednym miejscu i nadać im prostą strukturę.
Można ich używać na przykład do obsługi:
wniosków o sprzęt, np. laptop, monitor, myszka, klawiatura,
wniosków o dostęp do narzędzi lub systemów,
zgłoszeń dotyczących wyposażenia stanowiska pracy,
wniosków o dofinansowanie okularów,
refundacji szkoleń lub konferencji,
zgłoszeń zmiany danych osobowych,
informacji o zmianie nr rachunku bankowego
wniosków o zwrot kosztów,
próśb o dokumenty lub zaświadczenia,
zgłoszeń administracyjnych, np. miejsce parkingowe, dostęp do biura, wysyłka firmowa,
dyspozycji przelewu wynagrodzenia
deklaracji o przystąpieniu do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)
wniosków o dofinansowanie wypoczynku dziecka
zgody na pracę w godzinach nocnych (opiekun dziecka do lat 8)
zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych (pracownik z niepełnosprawnością)
innych procesów pracowniczych, które wymagają formularza i obsługi przez konkretną osobę.
💡 Przykład:
Zamiast pisać wiadomość „Potrzebuję nowego monitora”, pracownik wybiera z katalogu formularz Wniosek o sprzęt, odpowiada na kilka pytań i wysyła zgłoszenie. Osoba odpowiedzialna od razu widzi, jaki sprzęt jest potrzebny, dlaczego, czy są wymagane konkretne parametry i czy dodano załącznik.
Jak działa składanie wniosku pracowniczego?
Pracownik korzysta z katalogu dostępnych wniosków dostępnych w zakładce Pracownicy → Wnioski HR. W katalogu widzi formularze, które zostały mu udostępnione zgodnie z konfiguracją.
Wnioski mogą być podzielone na kategorie, na przykład:
Benefity i świadczenia,
Zmiany kadrowe i płacowe,
IT i dostępy,
Finanse i administracja,
Delegacje i podróże.
Po wybraniu odpowiedniego wniosku pracownik uzupełnia formularz. Formularz może zawierać pytania, pola tekstowe, opcje wyboru, instrukcje oraz załączniki.
Po wysłaniu zgłoszenie trafia do osoby wskazanej w konfiguracji jako odpowiedzialna za realizację danego typu wniosku.
Co widzi pracownik po wysłaniu wniosku?
Po wysłaniu wniosku pracownik może sprawdzić swoje zgłoszenia na liście złożonych wniosków.
Na liście widoczne są najważniejsze informacje:
nazwa wniosku,
status,
data złożenia,
data rozpatrzenia.
Dzięki temu pracownik może wrócić do wcześniejszych zgłoszeń i sprawdzić, co zostało wysłane oraz na jakim etapie jest sprawa.
Po otwarciu szczegółów wniosku widoczne są odpowiedzi z formularza, status oraz dodane załączniki.
Jak wygląda obsługa wniosku pracowniczego?
Osoba odpowiedzialna za realizację wniosku otrzymuje zgłoszenie z informacjami podanymi przez pracownika (powiadomienie może zostać wysłane na maila, aplikację mobilną, Slacka, czy Teamsy).
Dzięki temu nie musi szukać danych w kilku wiadomościach ani dopytywać o podstawowe informacje. Wszystko, co zostało uzupełnione w formularzu, znajduje się w szczegółach wniosku.
Wnioski mogą mieć statusy, które pomagają śledzić etap obsługi, na przykład:
nowy,
zrealizowany,
Status pozwala pracownikowi zobaczyć, co dzieje się ze zgłoszeniem, a osobie obsługującej pomaga kontrolować listę spraw.
Konfiguracja wniosków pracowniczych
Konfiguracja wniosku odbywa się w zakładce Konfiguracja → Wnioski HR
Najpierw administrator konfiguruje podstawowe informacje o typie wniosku, a następnie przechodzi do konfiguracji formularza, czyli pól, które pracownik będzie uzupełniać podczas składania zgłoszenia.
Dzięki temu konfiguracja jest podzielona na dwa logiczne etapy:
Co to za wniosek i kto może go złożyć?
Jakie informacje pracownik powinien podać w formularzu?
Krok 1. Skonfiguruj podstawowe informacje o wniosku
W pierwszej zakładce administrator definiuje najważniejsze ustawienia typu wniosku.
Nazwę wniosku - nazwa powinna być krótka i zrozumiała dla pracownika.
💡 Dobre przykłady: Wniosek o sprzęt, Dofinansowanie okularów, Refundacja szkolenia, Zmiana danych osobowych, Zwrot kosztów podróży.
Najlepiej unikać ogólnych nazw, które nie mówią, czego dotyczy formularz, np. „Wniosek administracyjny 1”.
Krótki opis - opis pomaga pracownikowi upewnić się, że wybrał właściwy formularz.
💡 Przykład: „Użyj tego wniosku, jeśli potrzebujesz dodatkowego sprzętu do pracy, np. monitora, myszki, klawiatury lub kamery.”
Dodatkowe instrukcje - instrukcje są przydatne, jeśli proces ma konkretne zasady, wymagane dokumenty lub ograniczenia.
💡 Przykład: „Do wniosku dołącz fakturę lub potwierdzenie zakupu. Bez tego dokumentu zgłoszenie może nie zostać rozpatrzone.”
Kategoria - decyduje o tym, gdzie wniosek pojawi się w katalogu. Dobrze dobrane kategorie pomagają pracownikom szybciej znaleźć odpowiedni formularz.
Dostępność - administrator może określić, kto może złożyć dany wniosek. Formularz może być dostępny dla całej organizacji albo tylko dla wybranych grup pracowników.
💡 Przykłady:
wniosek o lokalny benefit tylko dla pracowników z danego kraju,
wniosek o miejsce parkingowe tylko dla osób z konkretnego biura,
wniosek o specjalistyczne narzędzie tylko dla wybranego zespołu.
Osobę realizującą - to osoba, do której trafi wniosek po wysłaniu
💡 Przykłady:
wniosek o sprzęt może trafić do IT,
wniosek o benefit do HR,
zwrot kosztów do finansów,
sprawa administracyjna do office managera.
Krok 2. Skonfiguruj formularz wniosku
W drugiej zakładce administrator tworzy formularz, który pracownik będzie uzupełniać podczas składania wniosku.
To tutaj można dodać pytania, pola tekstowe, opcje wyboru i załączniki.
Przykład formularza dla wniosku o sprzęt:
O jaki sprzęt wnioskujesz?
Typ pola: jednokrotny wybór
Opcje: laptop, monitor, myszka, klawiatura, kamera
Do jakiej pracy potrzebujesz tego sprzętu?
Typ pola: dłuższa odpowiedź
Czy masz wymagania dotyczące parametrów lub modelu?
Typ pola: dłuższa odpowiedź
Dodaj załącznik, jeśli masz wybraną specyfikację
Typ pola: załącznik
Dobrze przygotowany formularz powinien być prosty dla pracownika i jednocześnie kompletny dla osoby obsługującej zgłoszenie. Jeśli osoba realizująca często musi dopytywać o te same informacje, warto dodać je jako osobne pola w formularzu.
Dobre praktyki przy tworzeniu formularzy
Najlepsze formularze są krótkie, konkretne i prowadzą pracownika przez proces.
Warto pamiętać o kilku zasadach:
używaj nazw, które pracownik od razu zrozumie,
dodawaj opis, jeśli łatwo pomylić podobne wnioski,
nie zadawaj pytań, które nie są potrzebne do realizacji zgłoszenia,
używaj pól wyboru, gdy odpowiedzi powinny być standardowe,
używaj pytań otwartych, gdy pracownik powinien opisać kontekst,
dodaj załącznik, jeśli do obsługi sprawy potrzebny jest dokument,
ogranicz dostępność wniosku, jeśli dotyczy tylko wybranych osób,
wskaż osobę realizującą, która faktycznie odpowiada za dany proces.
Dobrym sposobem jest rozpoczęcie od jednego lub dwóch najczęściej powtarzających się procesów. Katalog można później rozbudowywać o kolejne wnioski.
Przykład: wniosek o refundację szkolenia
Załóżmy, że firma chce uporządkować proces refundacji szkoleń. W konfiguracji można to dodać w następujący sposób:
Kategoria: Benefity i świadczenia
Nazwa wniosku: Refundacja szkolenia
Opis: „Użyj tego formularza, jeśli chcesz zgłosić szkolenie do refundacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji.”
Osoba realizująca: osoba odpowiedzialna za rozwój pracowników lub HR
W formularzu można dodać pytania:
nazwa szkolenia,
organizator,
data szkolenia,
koszt,
waluta,
link do programu szkolenia,
informacja, czy szkolenie zostało wcześniej zaakceptowane,
załącznik z fakturą lub potwierdzeniem udziału.
Dzięki temu osoba obsługująca wniosek od razu otrzymuje wszystkie dane potrzebne do dalszego działania.
Najczęstsze pytania
Gdzie w Calamari znajduje się funkcja Wnioski pracownicze?
Gdzie w Calamari znajduje się funkcja Wnioski pracownicze?
Wnioski pracownicze są dostępne w module Pracownicy. To dobre miejsce na tę funkcję, ponieważ zgłoszenia pracownicze często dotyczą danych, dokumentów, benefitów, wyposażenia, dostępów lub innych spraw związanych z codzienną obsługą pracowników.
Dzięki temu organizacja może zarządzać nie tylko informacjami o pracownikach, ale też prostymi procesami zgłoszeniowymi w jednym module.
Czy warto wdrożyć wnioski pracownicze, jeśli firma obsługuje zgłoszenia mailowo?
Czy warto wdrożyć wnioski pracownicze, jeśli firma obsługuje zgłoszenia mailowo?
Tak, szczególnie jeśli zgłoszenia się powtarzają, trafiają do różnych osób albo często brakuje w nich podstawowych informacji.
Przykład:
Jeśli pracownik pisze „Potrzebuję dostępu do narzędzia”, osoba obsługująca musi zwykle dopytać: do jakiego narzędzia, od kiedy, jaki poziom dostępu jest potrzebny i kto zaakceptował prośbę. W formularzu te pytania mogą pojawić się od razu.
Czy wnioski pracownicze pomogą w onboardingach?
Czy wnioski pracownicze pomogą w onboardingach?
Tak. Podczas onboardingu pojawia się wiele powtarzalnych spraw: sprzęt, dostęp do narzędzi, dokumenty, miejsce pracy, benefit, dane pracownika czy dodatkowe potrzeby związane ze stanowiskiem.
Wybrane procesy można obsłużyć przez wnioski pracownicze, szczególnie jeśli wymagają zebrania konkretnych informacji od pracownika lub managera. Dzięki temu nowa osoba nie musi szukać, gdzie zgłosić daną sprawę, a zespół odpowiedzialny za onboarding otrzymuje dane w bardziej uporządkowany sposób.
Czy wnioski pracownicze są tym samym co wnioski o nieobecność?
Czy wnioski pracownicze są tym samym co wnioski o nieobecność?
Nie. Wnioski pracownicze i wnioski o nieobecność to dwa różne obszary w Calamari.
Wnioski o nieobecność służą do zgłaszania urlopów, zwolnień, pracy zdalnej i innych typów nieobecności. Wnioski pracownicze służą do innych spraw organizacyjnych, kadrowych, administracyjnych, finansowych, benefitowych lub IT.
Przykłady wniosków o nieobecność:
urlop wypoczynkowy - wniosek o nieobecność,
zwolnienie lekarskie - wniosek o nieobecność,
Przykłady wniosków pracowniczych:
wniosek o sprzęt - wniosek pracowniczy,
refundacja szkolenia - wniosek pracowniczy,
zmiana danych osobowych - wniosek pracowniczy.
Podsumowanie
Wnioski pracownicze w Calamari pomagają uporządkować zgłoszenia, które nie powinny ginąć w mailach, komunikatorach ani arkuszach. Pracownik dostaje jasny formularz, osoba realizująca otrzymuje komplet informacji, a cała historia zgłoszenia zostaje w jednym miejscu.
To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą stopniowo porządkować procesy pracownicze bez tworzenia skomplikowanych procedur.
Funkcja Wnioski pracownicze jest dostępna w module Pracownicy w Calamari. Jeśli Twoja organizacja korzysta już z tego modułu, możesz wykorzystać ją do obsługi własnych formularzy zgłoszeń.
Zamień powtarzalne zgłoszenia w prosty proces
Powtarzalne sprawy pracownicze nie muszą ginąć w mailach, komunikatorach ani arkuszach. Dzięki wnioskom pracowniczym można zebrać je w jednym, czytelnym procesie - z formularzem, załącznikami, statusem i osobą odpowiedzialną za realizację.
Umów spotkanie lub skontaktuj się z nami i zobacz, jak Calamari może pomóc ogarnąć codzienne zgłoszenia pracowników.