Moduł Dokumenty umożliwia tworzenie folderów z dokumentami o ograniczonej dostępności dla administratorów, menedżerów i pracowników. W dokumentacji pracowniczej można:
przesłać kompletny dokument do umieszczenia w teczce pracownika,
przesłać dokument, który wymaga uzupełnienia lub podpisu pracownika,
przesłać prośbę o dostarczenie dokumentu,
przesłać dokument, z którym pracownik powinien się zapoznać.
Tworzenie katalogów
W zakładce Konfiguracja→Dokumenty administrator definiuje katalogi. Możesz skorzystać z katalogów domyślnych lub edytować listę katalogów zgodnie z potrzebami organizacji. Podczas tworzenia katalogów definiujesz również dostępność i widoczność tych katalogów dla określonych osób (menadżerów, pracowników/właścicieli dokumentów):
Dostępne opcje widoczności i dostępności:
Brak dostępu - użytkownik nie widzi plików i nie ma do nich dostępu,
Odczyt - użytkownik może przeglądać i pobierać pliki,
Odczyt i zapis - użytkownik może pobierać, przesyłać nowe i edytować istniejące pliki oraz je usuwać.
Dodawanie dokumentów do utworzonych katalogów
Administratorzy
W panelu Dokumenty →Dodaj jako Administrator możesz:
1. Przesłać kompletny dokument do umieszczenia w teczce pracownika.
2. Przesłać dokument, który wymaga uzupełnienia lub podpisu pracownika
3. Przesłać prośbę o dokument
4. Przesłać dokument do zapoznania się
Po przełączeniu do zakładki Oczekujące, możesz sprawdzić Twoje dokumenty, dokumenty oczekujące na akceptację oraz przesłane dokumenty/prośby o dokument:
Menadżerowie & Pracownicy
W panelu Dokumenty →Dodaj jako Menadżer/Pracownik możesz dodać dokument do katalogu do którego masz odpowiednie uprawnienia.
Po przełączeniu do zakładki Oczekujące, możesz sprawdzić Twoje dokumenty w tym dokumenty przesłane do Ciebie oraz prośby o dokument:
Ważne
Pracownicy, u których dodamy dokument, który wymaga akcji z ich strony otrzymają powiadomienie kanałami zgodnymi z konfiguracją notyfikacji (mail, Slack, aplikacja mobilna).
Poniżej znajdziesz zestawienie formatów plików, które mogą być załączone do katalogów w module Dokumenty:
Pdf: .pdf
Pliki tekstowe: .txt, .rtf, .doc, .docx, .odt, .fodt, .pages
Arkusze kalkulacyjne: .xls, .xlsx, .ods, .fods, .numbers
Archiwa: .zip, .rar, .7z, .gz, .tar.gz, .tar
Obrazy: .png, .jpg, .jpeg, .gif, .tif, .tiff, .heic, .heif
Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku w katalogu to 30MB.