Przejdź do głównej zawartości
Wszystkie kolekcjeDla Administratorów Moduł Pracownicy
Krótki przewodnik po module Pracownicy - Dokumenty
Krótki przewodnik po module Pracownicy - Dokumenty
Kamil Wojewoda avatar
Napisane przez Kamil Wojewoda
Zaktualizowano w tym tygodniu

Moduł Dokumenty umożliwia tworzenie folderów z dokumentami o ograniczonej dostępności dla administratorów, managerów i pracowników. W dokumentacji pracowniczej można:

  • przesłać kompletny dokument do umieszczenia w teczce pracownika,

  • przesłać dokument, który wymaga uzupełnienia lub podpisu pracownika,

  • przesłać prośbę o dostarczenie dokumentu,

  • przesłać dokument, z którym pracownik powinien się zapoznać.

Tworzenie katalogów

W zakładce KonfiguracjaDokumenty administrator definiuje katalogi. Możesz skorzystać z katalogów domyślnych lub edytować listę katalogów zgodnie z potrzebami organizacji. Podczas tworzenia katalogów definiujesz również dostępność i widoczność tych katalogów dla określonych ról (managerów, pracowników/właścicieli dokumentów):

Dostępne opcje widoczności i dostępności:

  • Brak dostępu - użytkownik nie widzi plików i nie ma do nich dostępu,

  • Odczyt - użytkownik może przeglądać i pobierać pliki,

  • Odczyt i zapis - użytkownik może pobierać, przesyłać nowe i edytować istniejące pliki oraz je usuwać.

Pamiętaj! Dostęp do odczytu i zapisu katalogów mają zawsze wszyscy administratorzy.

Dodawanie dokumentów do utworzonych katalogów

Administratorzy

W panelu DokumentyDodaj jako Administrator możesz:

  • Przesłać kompletny dokument do umieszczenia w teczce pracownika.

  • Przesłać dokument, który wymaga uzupełnienia lub podpisu pracownika.

  • Przesłać prośbę o dokument.

  • Przesłać dokument do zapoznania się.

Po przełączeniu do zakładki Oczekujące, możesz sprawdzić Twoje dokumenty, dokumenty oczekujące na akceptację oraz przesłane dokumenty/prośby o dokument:

Managerowie & Pracownicy

W panelu DokumentyDodaj jako Manager/Pracownik możesz dodać dokument do katalogu do którego masz odpowiednie uprawnienia.

Po przełączeniu do zakładki Oczekujące, możesz sprawdzić Twoje dokumenty w tym dokumenty przesłane do Ciebie oraz prośby o dokument:

Wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów

Możesz wyszukiwać dokumenty w dwóch głównych sekcjach systemu:

  • Konfiguracja → Ludzie – Umożliwia wyszukiwanie dokumentów powiązanych z konkretnymi pracownikami.

  • Zakładka Dokumenty – Oferuje dedykowane narzędzie wyszukiwania z różnymi opcjami filtrowania:

    • Pracownik – Wyszukiwanie dokumentów przypisanych do konkretnego pracownika.

    • Status użytkownika – Filtrowanie według aktywnych lub zarchiwizowanych użytkowników.

    • Status pliku – Filtrowanie dokumentów według ich aktualnego statusu.

    • Data dodania – Wyszukiwanie dokumentów według daty przesłania.

    • Data dokumentu – Wyszukiwanie według daty przypisanej do dokumentu.

Korzystając z tych filtrów, możesz szybko odnaleźć potrzebne dokumenty i usprawnić zarządzanie nimi w systemie.

Ważne

Pracownicy, u których dodamy dokument, który wymaga akcji z ich strony otrzymają powiadomienie kanałami zgodnymi z konfiguracją notyfikacji (mail, Slack, aplikacja mobilna).

Poniżej znajdziesz zestawienie formatów plików, które mogą być załączone do katalogów w module Dokumenty:

  • Pdf: .pdf

  • Pliki tekstowe: .txt, .rtf, .doc, .docx, .odt, .fodt, .pages

  • Arkusze kalkulacyjne: .xls, .xlsx, .ods, .fods, .numbers

  • Archiwa: .zip, .rar, .7z, .gz, .tar.gz, .tar

  • Obrazy: .png, .jpg, .jpeg, .gif, .tif, .tiff, .heic, .heif

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku w katalogu to 30MB.

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?