W module Nieobecności Calamari, oprócz zgłaszania nieobecności, możesz także zarządać pracą poza biurem.
Praca poza biurem to kolejny rodzaj nieobecności, który może zostać skonfigurowany przez administratorów. Po skonfigurowaniu pracownicy mogą oznaczyć pracę zdalną za pomocą wniosków w module Nieobecności. Pomaga to organizacjom prowadzić ewidencję zdalnych dni roboczych i zapewnia przejrzystość w zespole.
Poniżej znajdziesz przykłady, w jaki sposób można zarządzać pracą zdalną w Calamari.
Konfiguracja pracy zdalnej
W zależności od unikalnych potrzeb Twojej organizacji, możesz w znaczący sposób dostosować i ulepszyć zasady pracy zdalnej lub pracy hybrydowej w Calamari na różne sposoby. Ta elastyczność pozwala dostosować doświadczenie pracy zdalnej do wymagań Twojego zespołu, zwiększyć produktywność i wspierać współpracę, dzięki czemu wszyscy mogą pracować efektywnie, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.
Istnieją dwa główne sposoby konfiguracji pracy zdalnej:
Bez limitu — Ta opcja umożliwia pracownikom korzystać z pracy zdalnej bez żadnych ograniczeń, pozwalając na autonomię i elastyczność.
Z limitami — Administratorzy mogą ustawić restrykcje, aby ustanowić reguły korzystania z pracy zdalnej:
Jednostka limitu: Wybierz dni lub godziny.
Wartość limitu: Określ liczbę dni w tygodniu, podczas których pracownik może pracować zdalnie.
1. Nielimitowana praca zdalna
Nielimitowana praca zdalna jest przydatną opcją, gdy pracownicy mogą swobodnie wybierać dni wolne bez żadnych ograniczeń.
W Konfiguracja → Typy nieobecności utwórz nowy typ wniosku o np. nazwie "Praca zdalna".
Zdefiniuj ją jako Praca poza biurem.
Ustaw wymiar urlopu na Nielimitowany.
Zdecyduj, do kogo powinien być przypisany ten typ pracy zdalnej w zakładce Przydzielanie → Dostępny dla... → Zmień.
Zapisz zmiany.
2. Limitowana praca zdalna
Wymiar naliczania pracy zdalnej
Wymiar naliczania pracy zdalnej
Jeśli w Twojej organizacji limity pracy zdalnej powinny być naliczane cyklicznie, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do Konfiguracji i wybierz Typy nieobecności.
Utwórz nowy typ nieobecności, np. o nazwie „Praca z domu”.
W ustawieniach ogólnych typu nieobecności znajdź menu rozwijane Traktuj jako i wybierz Praca poza biurem, aby odpowiednio sklasyfikować ten typ.
W zakładce Przydzielanie wybierz wymiar urlopu Limitowany.
Przewiń w dół i ustaw Reguły określające wymiar urlopu.
W zależności od polityki Twojej firmy możesz skonfigurować różne cykle naliczania, takie jak tygodniowe, miesięczne lub roczne.
Więcej szczegółów na temat konfiguracji naliczania można znaleźć tutaj: Jak skonfigurować typ nieobecności?
Przykład: Pracownicy otrzymują 8 dni pracy zdalnej każdego miesiąca. To uprawnienie nie powinno się kumulować; zamiast tego powinno się resetować co miesiąc, niezależnie od tego, czy pracownik z niego skorzystał.
W tym przykładzie:
Cykl naliczania ustawiono na miesiąc, zaczynając od 1. dnia miesiąca,
Pracownik otrzymuje 8 dni każdego miesiąca na początku miesiąca,
Naliczaj maksymalnie do... ustawiono na 8 dni, aby zapobiec kumulacji dni w ciągu roku.
Zdecyduj, dla kogo praca zdalna jest dostępna w zakładce Przydzielanie → Reguły określające wymiar urlopu → przejdź do konkretnej reguły → Dostępny dla... → Zmień.
Kliknij Zapisz.
Praca zdalna maksymalnie X dni w tygodniu
Praca zdalna maksymalnie X dni w tygodniu
Jeśli pracownicy w Twojej organizacji mogą zgłaszać wnioski o pracę zdalną, ale tylko ograniczoną liczbę dni w tygodniu, możesz dodać restrykcję.
Przejdź do Konfiguracji i wybierz Typy nieobecności.
Edytuj lub stwórz nowy typ pracy zdalnej, np. o nazwie "Praca zdalna".
Zdefiniuj go jako Praca poza biurem.
W zakładce Przydzielanie ustaw wymiar urlopu jako Nielimitowany.
Zdecyduj, do kogo powinien być przypisany ten typ pracy zdalnej w zakładce Przydzielanie → Dostępny dla... → Zmień.
Przejdź do zakładki Restrykcje i wybierz z listy następującą restrykcję: "Nieobecność może być zgłoszona maksymalnie na X dni w tygodniu."
Ustaw limit dni w tygodniu.
Wybierz opcję Zablokuj zgłaszanie.
Zapisz zmiany.
Po wprowadzeniu tej restrykcji pracownicy nie mogą złożyć więcej niż X wniosków w tygodniu.
3. Wymagane dane do wniosku o pracę zdalną
Jeśli Twoja organizacja wymaga od pracowników podania dodatkowych informacji we wniosku, na przykład informacji o miejscu wykonywania pracy zdalnej lub innych szczegółów, możesz rozważyć dodanie wymaganego pola powodu i/lub komentarza.
Przejdź do Konfiguracja → Typy nieobecności.
Wybierz z listy typ pracy zdalnej.
Przejdź do zakładki Pola i widoczność.
Ustaw pole Powód nieobecności i/lub Komentarz jako Wymagany.
Opcjonalnie ogranicz widoczność do Zgłaszający, przełożony, akceptujący i administratorzy, aby zapewnić prywatność tych informacji.
Kliknij Zapisz.
Przejdź do Raporty → Nieobecności: Wnioski.
Kolumna Powód jest zawarta w raporcie Wnioski, który możesz wyeksportować do dalszej pracy nad danymi.
Komentarze nie są widoczne w podglądzie, ale są uwzględnione w pobranym raporcie Wnioski.
4. Automatyczna akceptacja wniosków o pracę zdalną
Możesz aktywować automatyczne zatwierdzanie wniosków o pracę zdalną, zapewniając jednocześnie, że ustalony proces dla innych typów nieobecności pozostanie nienaruszony. Aby to zrobić:
Przejdź do Konfiguracja → Procesy akceptacji.
Wybierz proces akceptacji.
Kliknij Dodaj przypadek i wybierz typ pracy zdalnej.
Opcjonalnie możesz też ustawić powiadomienie po ostatecznej akceptacji dla wybranych osób, ról lub zespołów.
Kliknij Zapisz.
Cykliczna praca zdalna
Jeśli pracownicy w Twojej organizacji mają przypisane stałe dni, w których pracują zdalnie, możesz zaimportować z pliku wnioski o pracę zdalną.
Możesz zaimportować pracę zdalną nawet na cały rok – wystarczy, że uzupełnisz daty, w których pracownik będzie pracował zdalnie.
Przykład: jeśli Twój pracownik zawsze pracuje zdalnie we wtorki i piątki, możesz wygenerować konkretne daty dla wtorków i piątków na ten rok za pomocą zewnętrznych narzędzi.
Następnie postępuj zgodnie z instrukcją:
Przejdź do Konfiguracja → Import → Historia wniosków
Pobierz szablon do importu.
Uzupełnij zgodnie z instrukcją: Jak zaimportować wnioski do Calamari?
Zaimportuj plik do Calamari w formacie .csv w Konfiguracja → Import → Historia wniosków → Załącz.
Po zaimportowaniu wniosków, możesz zweryfikować wszystko w kalendarzu Calamari lub w sekcji Raporty.
💡 Wskazówka: W kalendarzu Calamari możesz łatwo odfiltrować wnioski w typie "Praca poza biurem" od wniosków o nieobecność
Zarządzanie organizacją pracy w biurze / zdalnie
Calamari oferuje moduły do zarządzania nieobecnościami jak i ewidencją czasu pracy. W module Czas Pracy Twoi pracownicy mogą oznaczać przepracowane godziny w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie.
Jeśli jesteś zainteresowany wnioskowaniem o pracę zdalną i o pracę w biurze, można to również uzyskać w module Nieobecności.
Przykładowe zastosowania:
zarządzanie liczbą pracowników w celu zwiększenia pojemności biura, np. liczba biurek,
szybkie oszacowanie liczby osób, które będą w biurze lub będą pracować zdalnie w danym dniu za pomocą raportów,
łatwiejsza koordynacja zespołów hybrydowych – przydatna podczas wydarzeń firmowych lub projektów zespołowych.
Aby ustawić w Calamari wnioskowanie o pracę zdalną lub pracę w biurze, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
W Konfiguracja → Typy nieobecności utwórz dwa typy nieobecności odpowiednio o nazwie np. "Praca w biurze" i "Praca z domu".
Zdefiniuj je jako Praca poza biurem.
Ustaw wymiar urlopu na Nielimitowany.
Możesz włączyć automatyczną akceptację dla obu typów wniosków. W tym celu przejdź do Konfiguracja → Procesy akceptacji → wybierz proces akceptacji → Dodaj przypadek.
Opcjonalnie możesz też ustawić powiadomienie po ostatecznej akceptacji dla wybranych osób, ról lub zespołów.
Nie zapomnij o zapisaniu zmian.
Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące właściwej konfiguracji - napisz do nas na czacie lub wysyłając wiadomość na adres [email protected]
Chętnie pomożemy!