Aby prawidłowo zarządzać czasem pracy oraz nieobecnościami pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, konieczne jest odpowiednie skonfigurowanie kilku kluczowych elementów systemu. Konfiguracja powinna być dostosowana do tygodniowego planu pracy oraz zasad obowiązujących w firmie.
Plan pracy określa, kiedy i ile godzin pracownik powinien pracować. Na tej podstawie Calamari oblicza długość jego nieobecności.
Reguła naliczania określa, ile dni lub godzin urlopu pracownik otrzyma. Wartość musi uwzględniać jego uprawnienia – Calamari nie wylicza jej automatycznie z wymiaru etatu.
Typ umowy pozwala przypisać odpowiednie reguły do określonej grupy pracowników, np. osób na niepełnym etacie.
1. Stwórz plan pracy dla pracownika niepełnoetatowego
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie planu pracy pracownika. W Calamari możesz dostosować plan pracy do tygodniowego wymiaru godzin pracownika. Na przykład, możesz ustawić plan pracy dla pracownika na:
4 godziny dziennie przez 5 dni w tygodniu,
6 godzin dziennie przez 5 dni w tygodniu,
4 godziny dziennie przez 4 dni w tygodniu.
według innego, indywidualnego rozkładu godzin.
Dlaczego to ważne?
Calamari wykorzystuje przypisany plan pracy do obliczania długości nieobecności.
Jeśli pracownik ma zaplanowane 4 godziny pracy danego dnia i zgłosi całodniowy urlop rozliczany w godzinach, system odliczy z jego limitu 4 godziny, a nie 8.
Gdzie to skonfigurować?
W Konfiguracja → Plan pracy, utwórz odpowiedni plan pracy i przypisz go do pracownika.
Zmienne dni i godziny pracy – moduł Grafik pracy
Standardowy plan pracy sprawdza się, gdy pracownik pracuje według powtarzalnego harmonogramu, np. zawsze 4 godziny dziennie przez 5 dni w tygodniu. Jeśli jednak dni i godziny pracy pracownika niepełnoetatowego zmieniają się w ciągu miesiąca, zamiast jednego sztywnego planu możesz skorzystać z modułu Grafik pracy w połączeniu z godzinowym rozliczaniem urlopów (patrz punkt 2).
Uwaga: Grafik pracy jest dodatkowym modułem i może nie być włączony na Twoim koncie. Jeśli go nie masz, skonfiguruj pracownika według standardowego planu pracy opisanego powyżej i kolejnych punktów – cała instrukcja działa bez tego modułu. Jeśli nie korzystasz z modułu Grafik pracy, a chcesz go przetestować, napisz do nas na adres [email protected] – chętnie włączymy Ci wersję próbną (trial).
W module Grafik pracy planujesz indywidualne harmonogramy pracowników, ze zmienną liczbą godzin w poszczególnych dniach. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu może mieć zaplanowane:
poniedziałek – 8 godzin,
wtorek – dzień wolny,
środa – 4 godziny,
czwartek – dzień wolny,
piątek – 8 godzin.
W kolejnym tygodniu jego grafik może wyglądać zupełnie inaczej. Grafik jest automatycznie powiązany z rozliczaniem nieobecności – jeżeli pracownik złoży wniosek urlopowy, Calamari uwzględni liczbę godzin zaplanowanych w grafiku:
za urlop w dniu z zaplanowanymi 8 godzinami pracy odliczy 8 godzin z puli urlopowej,
za urlop w dniu z zaplanowanymi 4 godzinami – 4 godziny,
dzień wolny od pracy nie pomniejszy limitu urlopowego.
Przy zmiennych godzinach rozliczanie urlopu w dniach jest mniej precyzyjne (pracownik jednego dnia pracuje 4 godziny, innego 8), dlatego rekomendujemy rozliczanie w godzinach. Pamiętaj, że roczny limit urlopowy nadal musisz skonfigurować samodzielnie dla danego wymiaru etatu – opisują to punkty 3 i 4.
Jeśli korzystasz również z modułu Ewidencja czasu pracy, opublikowany grafik automatycznie wyznaczy planowane godziny pracy w ewidencji. Szczegóły: Moduł Grafik Pracy – konfiguracja.
2. Wybierz sposób rozliczania urlopów – dni czy godziny?
W Calamari nieobecności mogą być rozliczane w dniach lub godzinach.
Rozliczanie w dniach – z limitu urlopowego odliczane są dni nieobecności, niezależnie od liczby godzin pracy zaplanowanych na dany dzień.
Rozliczanie w godzinach – z limitu odliczana jest liczba godzin nieobecności wynikająca z planu pracy pracownika.
Podejście oparte na dniach (dniach roboczych)
W tym modelu dni urlopu zależą od liczby dni pracy w tygodniu, a nie od liczby godzin pracy dziennie.
Przykład:
pracownik pełnoetatowy, który pracuje 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie, ma 26 dni urlopu rocznie.
pracownik zatrudniony na część etatu, który pracuje 5 dni w tygodniu po 4 godziny dziennie, również ma 26 dni urlopu rocznie.
Podejście oparte na godzinach
W tym modelu urlopy obliczane są proporcjonalnie do wymiaru etatu.
Przykład:
pracownik pełnoetatowy ma 26 dni urlopu, co odpowiada 208 godzinom.
pracownik na 4/5 etatu ma proporcjonalnie mniej godzin, np. 168 h.
Dla pracowników na niepełnym etacie rekomendujemy rozliczanie urlopów w godzinach.
Gdzie to skonfigurować?
Konfiguracja → Typy nieobecności → Wybierz typ nieobecności → Edytuj → Ogólne → Rozliczanie urlopu
Jeśli masz już skonfigurowany typ urlopu rozliczany w godzinach, możesz wykorzystać go również dla pracowników na niepełnym etacie.
Uwaga: Po utworzeniu typu nieobecności nie można zmienić jego jednostki rozliczeniowej z dni na godziny ani odwrotnie. W takim przypadku należy utworzyć nowy typ.
3. Pogrupuj pracowników według zasad naliczania urlopów
Aby prawidłowo naliczać urlopy dla różnych etatów, najlepiej zarządzać nimi poprzez typy umów.
Przykładowo, możesz utworzyć typy umów takie jak:
Umowa o pracę 26 dni 1/1,
Umowa o pracę – etat 4/5,
Umowa o pracę 36 dni z orzeczeniem o niepełnosprawności,
B2B 23 dni.
Nazwy i podział możesz dostosować do zasad obowiązujących w Twojej firmie.
Gdzie to skonfigurować?
W Konfiguracja → Typy umów, dodaj odpowiednie typy umów i przypisz do nich pracowników.
4. Ustaw odpowiednie reguły naliczania urlopów
Aby pracownicy zatrudnieni w różnym wymiarze etatu otrzymywali właściwą liczbę dni lub godzin urlopu, należy skonfigurować dla nich odpowiednie reguły naliczania.
W ramach jednego typu nieobecności możesz utworzyć kilka reguł z różnymi wartościami naliczenia i przypisać je do poszczególnych grup pracowników na podstawie typu umowy.
⚠️ Ważne:
Calamari nie dostosowuje automatycznie wartości naliczenia do wymiaru etatu pracownika, jego liczby godzin pracy ani przypisanego planu pracy.
Jeśli pracownik zatrudniony na niepełnym etacie ma prawo do proporcjonalnie mniejszego wymiaru urlopu, właściwą wartość tego urlopu należy wpisać bezpośrednio w regule naliczania.
Gdzie to skonfigurować?
Przejdź do Konfiguracja → Typy nieobecności.
Wybierz odpowiedni typ urlopu, np. Urlop wypoczynkowy, i kliknij Edytuj.
Przejdź do zakładki Przydzielanie.
Dodaj regułę naliczania dla wybranej grupy pracowników.
Wprowadź odpowiednią wartość naliczenia – liczbę dni lub godzin, która przysługuje tej grupie.
W ustawieniu Dostępny dla... wybierz właściwy typ umowy.
Powtórz te kroki dla pozostałych grup, które mają inne zasady naliczania urlopów.
Dzięki temu pracownicy korzystający z tego samego typu nieobecności mogą otrzymywać różne limity urlopowe, w zależności od przypisanych im reguł.
Jak działa proporcjonalne naliczanie?
W ustawieniach reguł naliczania możesz również znaleźć opcje proporcjonalnego naliczania urlopu.
Naliczenie proporcjonalne nie oznacza automatycznego przeliczania urlopu na podstawie wymiaru etatu.
Naliczenie proporcjonalne w Calamari dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi przysługuje urlop tylko za część okresu naliczania, np. gdy rozpoczyna lub kończy zatrudnienie w trakcie roku.
Jeśli pracownikowi na niepełnym etacie przysługuje określony roczny limit, najpierw wpisz tę wartość w regule naliczania. Następnie możesz skonfigurować proporcjonalne naliczanie tej wartości na podstawie dat zatrudnienia i zakończenia zatrudnienia.
Przykład ustawienia reguły określającej wymiar urlopu
Załóżmy, że pracownik zatrudniony na 4/5 etatu ma prawo do 160 godzin urlopu rocznie. Wtedy w jego regule naliczania należy wpisać 160 godzin rocznie, a nie pełną wartość przysługującą pracownikowi na całym etacie.
Pamiętaj też, aby odpowiednio ograniczyć dostępność poszczególnych reguł, tak aby pracownik nie otrzymywał naliczeń z kilku reguł, które nie powinny się łączyć.
5. Sprawdź konfigurację w profilu pracownika
Po zapisaniu ustawień przejdź do Konfiguracja → Ludzie, wybierz profil pracownika i upewnij się, że:
pracownik ma przypisany właściwy plan pracy,
ma odpowiedni typ umowy,
otrzymuje limit urlopowy wynikający z właściwej reguły naliczania (zakładka Zmiany limitów w profilu
Sprawdź również: