Jak udostępnić dane z Calamari zewnętrznemu biuru rachunkowemu?
Jeśli współpracujesz z zewnętrznym biurem rachunkowym, dane dotyczące pracowników, nieobecności czy czasu pracy możesz przekazywać na dwa sposoby:
udostępnić biuru rachunkowemu dostęp do Calamari, aby mogło samodzielnie generować potrzebne raporty,
samodzielnie pobierać raporty z Calamari i przekazywać je do biura rachunkowego.
Wybór zależy przede wszystkim od tego, jak często księgowość potrzebuje danych i czy chcesz umożliwić jej bezpośredni dostęp do systemu.
Opcja 1: Biuro rachunkowe samodzielnie pobiera raporty z Calamari
Jeśli biuro rachunkowe regularnie potrzebuje danych do przygotowania listy płac lub innych rozliczeń, możesz utworzyć w Calamari osobny profil dla osoby reprezentującej biuro rachunkowe.
Profil dodasz w Konfiguracja → Ludzie. Każdy użytkownik musi posiadać własny, unikalny adres e-mail.
Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj:
Jak dodać pracownika?
Pamiętaj, że zewnętrzna osoba z firmy kadrowo-płacowej dodana jako użytkownik w Calamari wymaga dostępnego miejsca w ramach licencji. Dotyczy to również sytuacji, gdy potrzebuje dostępu wyłącznie do wybranych danych na potrzeby rozliczeń płacowych.
Jaką rolę nadać księgowości?
Jeżeli biuro rachunkowe powinno mieć dostęp do raportów dotyczących wszystkich pracowników, możesz nadać tej osobie rolę Managera firmy.
Manager firmy może przeglądać raporty dotyczące całej organizacji, ale nie otrzymuje dostępu do panelu konfiguracji Calamari.
Instrukcja nadania roli:
Jak przydzielić rolę managera dla całej organizacji?
Po zalogowaniu osoba z biura rachunkowego może samodzielnie przejść do sekcji Raporty, wybrać odpowiedni zakres danych i pobrać raport. Raporty w Calamari można eksportować m.in. do Excela.
Instrukcja eksportowania raportów:
Jak mogę wyeksportować raporty?
Jakie raporty można przekazać do księgowości?
W zależności od używanych modułów możesz przygotować różne zestawy danych.
W module Nieobecności dostępne są m.in. raporty dotyczące wniosków urlopowych, wykorzystanych i pozostałych limitów czy rozliczenia nieobecności. Raport Wnioski może być wykorzystywany m.in. do przygotowania danych dla kadr i płac.
W module Czas Pracy można raportować m.in. przepracowane godziny czy szczegóły ewidencji czasu pracy. Dane można następnie wykorzystać przy rozliczeniach płacowych.
Jeżeli księgowość potrzebuje również danych z profili pracowników, można skorzystać z raportu Ludzie. Raport pozwala wybrać konkretne pola i filtry oraz zapisać szablon, który można później wykorzystywać ponownie.
Opcja 2: Pobierasz raporty i przekazujesz je do biura rachunkowego
Nie musisz dodawać przedstawiciela biura rachunkowego do swojego konta Calamari.
Jeżeli księgowość potrzebuje danych tylko raz w miesiącu albo chcesz udostępniać jej wyłącznie konkretny zakres informacji, Administrator lub Manager może samodzielnie wygenerować odpowiedni raport, pobrać go i przekazać do biura rachunkowego ustalonym kanałem.
Którą opcję wybrać?
Jeżeli biuro rachunkowe regularnie pracuje na danych z Calamari, wygodniejszym rozwiązaniem może być dodanie dedykowanego użytkownika i nadanie mu roli Managera firmy. Księgowość będzie wtedy mogła samodzielnie pobierać aktualne raporty bez angażowania Administratora konta za każdym razem.
Jeżeli natomiast dane przekazujesz okazjonalnie lub chcesz dokładnie kontrolować zakres udostępnianych informacji, możesz pozostać przy samodzielnym generowaniu raportów i przesyłaniu ich do biura rachunkowego.