Raport Ludzie pozwala administratorom i menedżerom definiować, zapisywać i ponownie wykorzystywać szablony raportów za pomocą jednego kliknięcia, co oszczędza czas i zwiększa efektywność.
Dzięki tej funkcjonalności przygotowywanie okresowych raportów, np. miesięcznych czy kwartalnych, jest znacznie szybsze. Wystarczy raz skonfigurować szablon, a kolejne raporty można generować bez potrzeby ponownego ustawiania filtrów czy wybierania pól. To szczególnie przydatne dla firm, które regularnie dostarczają raporty zarządowi lub klientom.
Kluczowe funkcje szablonu raportu Ludzie
Szablon zapisuje:
Wybrane pola – możliwość dostosowania raportu do konkretnych potrzeb.
Zastosowane filtry – gwarancja spójności przy generowaniu kolejnych raportów.
Nazwę szablonu – łatwa identyfikacja zapisanych konfiguracji.
Dzięki tej funkcjonalności możliwości analizy danych HR stają się jeszcze większe.
Jeśli korzystasz z modułu Core HR i używasz niestandardowych pól do przechowywania dodatkowych danych pracowników, raporty mogą być jeszcze bardziej precyzyjne.
Opcje filtrowania
Raport Ludzie umożliwia filtrowanie danych według różnych kryteriów, dzięki czemu można szybko znaleźć potrzebne informacje. Dostępne opcje filtrowania obejmują:
Status użytkownika – aktywni lub zarchiwizowani pracownicy.
Użytkownicy – możliwość wyboru konkretnej osoby lub zespołu.
Stanowisko – filtrowanie według zajmowanej pozycji w firmie.
Bezpośredni przełożony – lista pracowników raportujących do wybranego menedżera.
Rodzaj umowy – filtrowanie według typu zatrudnienia.
Data zatrudnienia – możliwość znalezienia pracowników na podstawie daty rozpoczęcia pracy (np. osoby zatrudnione w zeszłym miesiącu lub kwartale).
Rocznica zatrudnienia – wyszukiwanie pracowników obchodzących rocznicę pracy w wybranym okresie (np. w przyszłym tygodniu lub miesiącu).
Data zakończenia współpracy – filtrowanie według daty rozwiązania umowy.
Staż przed zatrudnieniem – uwzględnienie wcześniejszego doświadczenia zawodowego pracownika przed dołączeniem do firmy.
Przykłady zastosowania
Osoby które obchodzą urodziny w następnym miesiącu
Cel: Zaangażowanie i docenienie pracowników
Zastosowanie: Zespół HR lub menedżerowie mogą używać raportu do planowania comiesięcznych obchodów urodzin, wysyłania spersonalizowanych życzeń lub drobnych upominków. To świetny sposób na budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej i zwiększanie zaangażowania pracowników.
Sprzęt
Cel: Zarządzanie sprzętem i wsparcie IT
Zastosowanie: Zespół HR lub IT może śledzić, kto korzysta z firmowych urządzeń (laptopów, telefonów, słuchawek itp.). Ułatwia to onboarding nowych pracowników, zarządzanie zasobami oraz planowanie wymiany sprzętu.
Lista osób kontaktowych w razie nagłego wypadku
Cel: Bezpieczeństwo pracowników i zarządzanie kryzysowe
Zastosowanie: HR może na bieżąco aktualizować dane kontaktowe na wypadek sytuacji awaryjnych, co jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Umiejętności i certyfikaty
Cel: Rozwój talentów i planowanie sukcesji
Zastosowanie: HR i menedżerowie mogą identyfikować luki kompetencyjne i planować szkolenia, aby zapewnić rozwój pracowników oraz ich zgodność z wymaganymi certyfikatami.
Szkolenia BHP
Cel: Audyty zgodności i programy bezpieczeństwa
Zastosowanie: HR może monitorować, kto ukończył wymagane szkolenia BHP i planować kolejne sesje dla pracowników, którzy jeszcze ich nie odbyli.
Raport o rocznicach pracy (z adresami)
Cel: Strategia retencji i docenianie pracowników
Zastosowanie: Menedżerowie mogą śledzić rocznice pracy i planować działania doceniające, np. wysyłanie kart gratulacyjnych lub prezentów.
Raport podsumowujący umowy i premie
Cel: Zarządzanie wynagrodzeniami i planowanie budżetu
Zastosowanie: HR i dział finansowy mogą monitorować umowy pracowników, premie i warunki zatrudnienia, co pomaga w planowaniu budżetu i terminowej realizacji wypłat.
Lista osób które odeszły z firmy w ubiegłym roku
Cel: Analiza rotacji i wywiady wyjściowe
Zastosowanie: HR może śledzić powody odejścia pracowników i analizować trendy rotacyjne, co pozwala lepiej planować działania zwiększające satysfakcję i zaangażowanie zespołu.
Raport dot. odzieży roboczej i wyposażenia
Cel: Zarządzanie zapasami i przydział odzieży pracowniczej
Zastosowanie: HR lub dział operacyjny może wykorzystać ten raport do monitorowania wydawania uniformów i odzieży firmowej, aby upewnić się, że pracownicy są odpowiednio wyposażeni. Raport może zawierać niestandardowe pola, takie jak „Rozmiar koszulki”, „Rozmiar butów” czy „Data wydania uniformu”. Dzięki temu można skutecznie zarządzać stanem magazynowym i zapewnić nowym pracownikom odpowiednio dopasowaną odzież. Dane z raportu pomagają także w zamawianiu nowych zapasów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami pracowników oraz w personalizacji gadżetów firmowych, co wpływa na pozytywne doświadczenia zatrudnionych.
Raport dotyczący korzystania z benefitów zdrowotnych i sportowych
Cel: Analiza wykorzystania benefitów pracowniczych
Zastosowanie: HR może używać tego raportu do monitorowania, w jaki sposób pracownicy korzystają z benefitów związanych ze zdrowiem i aktywnością fizyczną, takich jak „Karnet na siłownię”, „Pakiet ubezpieczenia zdrowotnego” czy „Usługa concierge”. Analizując dane z niestandardowych pól, HR zyskuje wgląd w poziom wykorzystania benefitów i może lepiej dopasować ofertę do potrzeb pracowników, co zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję. Raport pozwala również ocenić popularność poszczególnych świadczeń i efektywność programów benefitowych.
Raport przeglądów ocen pracowniczych
Cel: Zarządzanie wynikami i rozwój pracowników
Zastosowanie: HR lub kadra zarządzająca może generować raport śledzący proces ocen okresowych pracowników. Raport może zawierać pola takie jak „Data oceny”, „Ocena pracownicza” czy „Rodzaj wyróżnienia”. Dzięki temu HR może monitorować terminowość ocen, śledzić indywidualne wyniki pracowników oraz rejestrować nagrody i wyróżnienia. Raport ułatwia także identyfikację osób wymagających dodatkowego wsparcia lub rozwoju, wspierając zarządzanie wynikami i budowanie kultury ciągłego doskonalenia.
Szablony raportów pracowniczych umożliwiają efektywne zarządzanie danymi HR, automatyzację procesów i dostosowanie raportów do specyficznych potrzeb organizacji.