Przejdź do głównej zawartości

Jak zaimportować lub zaktualizować dane pracowników w Calamari?

W tym artykule dowiesz się, jak dodać nowych użytkowników lub zmienić ich dane za pomocą funkcji importu. Ten artykuł jest przeznaczony dla administratorów Calamari.

Kamil Wojewoda avatar
Napisane przez Kamil Wojewoda
Zaktualizowano ponad 3 tygodnie temu

Korzystając z szablonów Calamari możesz:

  • importować nowych pracowników do systemu,

  • zaktualizować dane pracowników.

💡 Wskazówka: Funkcja importu pracowników to świetne rozwiązanie do aktualizacji lub dodawania danych dla wielu osób jednocześnie – idealna do masowych zmian.

Jeśli chcesz zaktualizować dane tylko jednego lub kilku pracowników, również możesz skorzystać z importu, jednak w większości przypadków bardziej praktyczna i szybsza będzie ręczna edycja profilu.

Import nowych pracowników

1. Pobierz szablon do wypełnienia

Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka KonfiguracjaImport Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz pusty szablon:

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może wybrać import ludzi za pomocą pliku Excel. Strzałka pokazuje, gdzie można pobrać pusty szablon .xlsx do importu.

2. Wypełnij plik szablonu danymi pracowników

Uzupełnij plik o dane pracownicze. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak wypełnić poprawnie plik.

⚠️​ Uzupełnij pola wymagane

  • email pracownika

  • imię i nazwisko

  • data zatrudnienia (RRRR-MM-DD → format rok-miesiąc-dzień)

  • kalendarz świąt (np. Default)

  • plan pracy (np. Pełny wymiar - 1/1)

  • proces akceptacji (np. Podstawowy proces akceptacji)

  • stefa czasowa (np. Europe/Warsaw → w Calamari używamy oznaczenia tz identifier)

✅ Upewnij się, że nazwy, które wpisujesz w kolumnach w pliku są identyczne, jak te w Calamari

  • rodzaje umów

  • plan pracy

  • procesy akceptacji

  • kalendarze świąt

💡​ Wskazówka: Zalecamy skopiowanie nazw bezpośrednio z Calamari i wklejenie ich do pliku, aby uniknąć błędów.

❗ Sprawdź, czy nie ma literówek lub pustych miejsc (spacji) na końcu każdej linii

Komórki, które odnoszą się do pól zdefiniowanych już w Calamari, muszą zawierać dokładnie takie same nazwy. Przejrzyj swój plik pod kątem możliwych literówek i ewentualnych spacji – spacje mogą się pojawić zwłaszcza, gdy coś kopiujesz z innego miejsca.

Jeśli nazwy nie są identyczne i w pliku, i w Calamari – system nie pozwoli na import danych.

Nie wiesz, co wpisać w pola wymagane?

Proponujemy uzupełnić pola wymagane danymi, które już są w Calamari, np. proces akceptacji → "Podstawowy proces akceptacji". Te dane możesz później zawsze zaktualizować, gdy skonfigurujesz te sekcje ustawień.

3. Zapisz plik w formacie .xlsx

W programie do edycji arkuszów kalkulacyjnych wybierz Zapisz jako. Upewnij się, że wybrany format to .xlsx.

Zrzut ekranu z programu do arkuszów kalkulacyjnych. Ukazany jest ekran zapisu pliku, gdzie można wybrać rozszerzenie pliku. (.xlsx).

4. Wgraj plik

Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik.

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może wybrać import ludzi za pomocą pliku Excel. Strzałka pokazuje, gdzie można wgrać plik z dysku.

Jeśli plik nie zostanie wgrany, dostaniesz o tym powiadomienia i będziesz mógł pobrać plik zwrotny z zaznaczonymi komórkami, które wymagają poprawy.


Aktualizacja danych

Jak edytować dane

  • W przypadku aktualizacji danych, pozostaw w pliku tylko dane tych użytkowników oraz tylko tych kolumn, w których chcesz zmienić informacje (kolumny i wiersze, których danych nie chcesz edytować trzeba usunąć z arkusza).

⚠️ Uwaga! Trzeba usunąć całe kolumny i wiersze wraz z nagłówkami, a nie tylko zawartość komórek.

  • Jeśli w pliku zostawisz puste pole (czyli usuniesz dane z komórki, ale nie usuniesz kolumny ani wiersza), import usunie te dane u pracownika. Puste pole oznacza brak informacji.

    Przykład: Jeśli w pliku usuniesz zespół, w którym jest pracownik, a pozostawisz nagłówek "Zespoły", pole to będzie puste. Po imporcie zespół zostanie usunięty z profilu pracownika.

  • Należy pamiętać, że email pracownika stanowi jego unikalny identyfikator, dlatego kolumna z emailem zawsze jest wymagana.

Aktualizacja danych pracowniczych

Jeśli potrzebujesz zmienić lub uzupełnić dane personalne pracowników, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Pobierz szablon

Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka Konfiguracja → Import → Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz wypełniony szablon:

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może wybrać import ludzi za pomocą pliku Excel. Strzałka pokazuje, gdzie można pobrać wypełniony szablon .xlsx do importu.

2. Pozostaw komórki, które wymagają aktualizacji i uzupełnij

W pliku powinny znaleźć się tylko nagłówki kolumn, które wymagają zmiany.

Przykład: chcemy zmienić w profilach pracowników informacje dotyczące adresu.

Usuwamy z pliku kolumny, których nie chcemy zmieniać i zostawiamy tylko te, które wymagają aktualizacji.

Poniżej widać przykład pliku do importu z adresami pracowników do aktualizacji:

Zrzut ekranu z programu do arkuszów kalkulacyjnych. Na obrazku widać przykładowo wypełniony szablon do importu. W pliku są tylko kolumny które ktoś chce zaktualizaować: adres (numer budynku, ulica, miast, województwo, kod pocztowy, kraj). Wypełnionych jest 6 rzędów przykładowymi danymi.

3. Wgraj plik

Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może wybrać import ludzi za pomocą pliku Excel. Strzałka pokazuje, gdzie można wgrać plik z dysku.

Aktualizacja struktury organizacyjnej (zespołów)

Jeśli potrzebujesz uaktualnić podział na zespoły w swojej firmie, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Pobierz szablon

Szablon znajduje się na Twoim koncie Calamari:
Zakładka KonfiguracjaImport Importuj dane za pomoca pliku Excel → Pobierz wypełniony szablon:

2. Pozostaw komórki, które wymagają aktualizacji i uzupełnij

W pliku powinny znaleźć się tylko nagłówki kolumn, które wymagają zmiany.

Przykład: Masz pracowników, którzy należą już do jednego zespołu:

Zrzut ekranu z programu do arkuszów kalkulacyjnych. Na obrazku widać przykładowo wypełniony szablon do importu. W pliku są tylko kolumny, które ktoś chce zaktualizować: adres (numer budynku, ulica, miast, województwo, kod pocztowy, kraj). Wypełnionych jest 6 rzędów przykładowymi danymi.


Chcesz ich dodać do kolejnego zespołu np. o nazwie "Biuro - Warszawa".

W takim przypadku należy dodać nazwę nowego zespołu po przecinku do tej samej komórki, w którym istnieje już obecny zespół. Dzięki temu dane się nie nadpiszą i pracownik pozostanie w obu zespołach.

Zrzut ekranu z programu do arkuszów kalkulacyjnych. Na obrazku widać przykładowo wypełniony szablon do importu. W pliku są tylko kolumny, które ktoś chce zaktualizować: adres (numer budynku, ulica, miast, województwo, kod pocztowy, kraj). Wypełnionych jest 6 rzędów przykładowymi danymi.

3. Wgraj plik

Przejdź do: Konfiguracja → Import → Importuj za pomocą pliku Excel → Wybierz plik

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może wybrać import ludzi za pomocą pliku Excel. Strzałka pokazuje, gdzie można wgrać plik z dysku.

⚠️ Ważne! Jeśli chcesz zaktualizować typy umów, zespoły lub plany pracy w profilach pracowników, może to wpłynąć na historyczne dane urlopowe.

W przypadku gdy twoi pracownicy zmienili typ umowy, zastosuj się do tej instrukcji: Co zrobić, gdy pracownik zmienia grafik, umowę lub wymiar etatu?


Poproś o pomoc Zespół Wsparcia Klienta

Jeśli potrzebujesz wsparcia w imporcie danych, z przyjemnością Ci pomożemy. Po przygotowaniu danych, przejdź do:

Konfiguracja → Import → Importuj dane przez dział wsparcia klienta → Załącz pliki.

Zrzut ekranu z panelu konfiguracyjnego Calamari. W sekcji Import, administrator może przewinąć stronę do końca. Zaznaczona jest sekcja, gdzie administrator może współdzielić pliki z Zespołem Wsparcia Klienta.

Nie zapomnij skontaktować się z nami z informacją, że dane czekają na import.

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?