W Polsce, jeśli święto przypada w sobotę, pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę przysługuje dodatkowy dzień wolny do odebrania w innym terminie. W Calamari można obsłużyć taki proces na dwa główne sposoby, w zależności od tego, jak firma organizuje odbiór dnia wolnego.
Dwa główne scenariusze
Sytuacja | Rekomendowane rozwiązanie |
Dodaj ten dzień jako dodatkowe święto w kalendarzu | |
Wykorzystaj osobny typ absencji, np. Odbiór za święto, i zasil jego pulę regułą naliczającą |
1. Firma wyznacza dzień odbioru za święto w sobotę
Jeśli firma decyduje, że wszyscy uprawnieni pracownicy odbierają dzień wolny w jednym, ustalonym terminie, najprościej dodać ten dzień jako dodatkowe święto w kalendarzu.
W tym scenariuszu pracownicy nie muszą składać wniosków. Dzień wolny zostanie automatycznie uwzględniony w kalendarzu dla osób korzystających z danego kalendarza świąt.
Jak dodać dzień odbioru jako święto
Przejdź do panelu Konfiguracja → Święta.
Wybierz odpowiedni kalendarz świąt.
Kliknij Dodaj święto.
Wybierz datę, w której pracownicy mają odebrać dzień wolny.
Dodaj nazwę, np. Odbiór za święto przypadające w sobotę 3 maja.
Zapisz zmiany.
Po dodaniu tego dnia do kalendarza świąt pracownicy nie muszą składać żadnego wniosku o nieobecność. Dzień będzie traktowany jako święto zgodnie z konfiguracją kalendarza.
Jeśli firma używa kilku kalendarzy świąt, upewnij się, że dodatkowe święto zostało dodane do właściwego kalendarza.
Kiedy wybrać ten scenariusz
Ten scenariusz sprawdzi się, jeśli:
firma sama wskazuje konkretny dzień odbioru,
wszyscy uprawnieni pracownicy mają mieć wolne tego samego dnia,
nie chcesz, aby pracownicy składali indywidualne wnioski,
dzień wolny ma być od razu widoczny w kalendarzu jako dzień niepracujący.
2. Pracownik sam wybiera dzień odbioru za święto w sobotę
Jeśli firma pozwala pracownikom samodzielnie wybrać termin odbioru dnia wolnego, należy skorzystać z osobnego typu absencji, np. Odbiór za święto.
W tym scenariuszu pracownik składa wniosek o nieobecność w wybranym przez siebie terminie.
Aby to działało poprawnie, potrzebne są dwa elementy konfiguracji:
Przygotowanie typu absencji — czyli opcja, którą pracownik wybiera podczas składania wniosku, np. Odbiór za święto,
Zasilenie puli okresloną liczbą dni — czyli dostępny dzień lub godziny, które pracownik może wykorzystać.
Samo utworzenie typu absencji nie wystarczy. System musi jeszcze wiedzieć, kiedy i komu naliczyć dzień do odbioru. Dlatego trzeba odpowiednio zasilić pulę tego typu absencji.
Krok 1: Sprawdź, czy typ absencji już istnieje
Przejdź do:
Konfiguracja → Typy nieobecności
Sprawdź, czy na liście znajduje się typ absencji, z którego pracownicy będą korzystać, aby zgłosić wniosek - np. Odbiór za święto.
✅ Jeśli typ absencji już istnieje, nie twórz kolejnego. Otwórz istniejący typ i sprawdź jego konfigurację.
❌ Jeśli typ absencji nie istnieje, dodaj nowy typ absencji.
Krok 2: Dodaj lub edytuj typ absencji
Jeśli dodajesz nowy typ absencji (A), nadaj mu nazwę, np. Odbiór za święto.
Jeśli typ absencji już istnieje (B), przejdź do jego edycji.
Krok 3: Ustaw regułę naliczającą dzień do odbioru
Jeśli typ nieobecności „Odbiór za święto” już istnieje
Jeśli typ nieobecności Odbiór za święto został utworzony wcześniej, nie musisz dodawać nowego typu absencji za każdym razem, gdy w danym roku pojawi się święto przypadające w sobotę.
Wystarczy edytować istniejący typ nieobecności i dodać kolejną regułę naliczającą w zakładce Przydzielanie (zobacz instrukcję niżej).
W praktyce można przyjąć zasadę:
jedno święto przypadające w sobotę = jedna reguła naliczająca
Dzięki temu każda reguła dotyczy konkretnego dnia do odbioru i konkretnej daty, od której ten dzień ma być dostępny dla pracowników.
Jest to szczególnie przydatne, ponieważ święta przypadające w sobotę mogą występować w różnych datach w kolejnych latach. Firma może też ustalać różne daty, od których pracownicy mogą rozpocząć korzystanie z odbioru.
Jeśli w kolejnym roku pojawi się inne święto przypadające w sobotę, dodaj kolejną regułę dla nowej daty. Nie twórz nowego typu nieobecności, jeśli typ Odbiór za święto już istnieje.
Jak skonfigurować regułę naliczającą dla typu „Odbiór za święto”
W zakładce Przydzielanie ustaw regułę tak, aby naliczyła 1 dzień tylko raz, w dniu, od którego odbiór ma być dostępny dla pracownika.
💡 Rekomendowane ustawienia:
Cykl naliczania: Dzień
Użytkownik nabywa: Stałą wartość za okres, 1 dzień
Moment naliczenia: Na początku cyklu
Pierwsze naliczenie: Pełna wartość
Ostatnie naliczenie: Pełna wartość
Dostępny dla: wybrani pracownicy lub właściwa grupa, np. osoby na umowie o pracę
Data wejścia w życie: data, od której dzień ma być dostępny
Data wygaśnięcia reguły: ta sama data co data wejścia w życie
Przykład: jeśli pracownicy mogą odebrać dzień wolny za święto przypadające 15 sierpnia już od 1 sierpnia, ustaw zarówno Datę wejścia w życie, jak i Datę wygaśnięcia reguły na 01/08/2025.
Dzięki temu system naliczy 1 dzień tylko raz, dokładnie 1 sierpnia. Od tej daty pracownik zobaczy dzień w swojej puli i będzie mógł złożyć wniosek o odbiór dnia wolnego.
FAQ — najczęstsze pytania i przypadki szczególne
Czy odbiór za święto może dotyczyć tylko części pracowników?
Czy odbiór za święto może dotyczyć tylko części pracowników?
Tak. W niektórych firmach odbiór za święto przypadające w sobotę dotyczy tylko części osób, np. wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.
Sposób konfiguracji zależy od wybranego scenariusza.
Jeśli pracownicy sami wybierają dzień odbioru, skonfiguruj typ absencji Odbiór za święto tak, aby był dostępny tylko dla osób, których dotyczy ta polityka. Następnie upewnij się, że reguła naliczająca obejmuje tylko właściwe osoby lub grupy.
Jeśli firma wyznacza jeden wspólny dzień wolny, dodaj dodatkowe święto w odpowiednim kalendarzu świąt. Jeśli w firmie są różne grupy pracowników z różnymi zasadami, upewnij się, że właściwy kalendarz świąt jest przypisany do właściwych osób.
Pracownik nie widzi typu „Odbiór za święto” na liście swoich typów nieobecności. Co sprawdzić?
Pracownik nie widzi typu „Odbiór za święto” na liście swoich typów nieobecności. Co sprawdzić?
Najczęstsza przyczyna to brak dostępności tego typu absencji dla pracownika.
👀 Sprawdź:
czy typ absencji istnieje (konfiguracja → typy nieobecności),
czy reguła jest poprawnie skonfigurowana (zobacz punkt 3 wyżej)
czy jest dostępny dla odpowiedniej grupy pracowników (konfiguracja → typy nieobecności → odbiór za święto → zakładka przydzielanie → dostępny dla),
czy pracownik spełnia warunki dostępności tego typu absencji (czy ma dodaną do profilu datę zatrudnienia, odpowiedni rodzaj umowy).
Jeśli typ absencji jest ograniczony np. tylko do osób zatrudnionych na umowę o pracę, pracownik spoza tej grupy nie zobaczy go podczas składania wniosku.
Pracownik widzi typ „Odbiór za święto”, ale nie widzi dnia do wykorzystania. Dlaczego?
Pracownik widzi typ „Odbiór za święto”, ale nie widzi dnia do wykorzystania. Dlaczego?
Najczęstsza przyczyna to brak zasilonej puli.
Sam typ absencji oznacza tylko, że pracownik może wybrać odpowiedni rodzaj wniosku. Nie oznacza jeszcze, że ma dostępny dzień do wykorzystania.
👀 Sprawdź:
czy dla tego typu absencji ustawiono regułę naliczającą (konfiguracja → typy nieobecności → odbiór za święto → przydzielanie),
czy pracownik spełnia warunki tej reguły,
czy dzień został naliczony na właściwą datę,
czy data wejścia w życie i data wygaśnięcia reguły są ustawione poprawnie.
Dopiero po naliczeniu dnia pracownik zobaczy dostępną pulę i będzie mógł złożyć wniosek.
Jak ręcznie dodać lub skorygować dzień jednej osobie?
Jak ręcznie dodać lub skorygować dzień jednej osobie?
Rekomendowanym sposobem obsługi odbioru za święto w sobotę jest reguła naliczająca w typie absencji Odbiór za święto. Ręczna edycja limitu to dodatkowa opcja, używana głównie do korekt lub pojedynczych wyjątków. Jeśli dodajesz dzień ręcznie, samodzielnie decydujesz, komu, ile dni i od jakiej daty dodać do puli, zamiast polegać na automatycznym naliczeniu z reguły.
Ręczna edycja może być przydatna, gdy:
reguła nie naliczyła dnia konkretnej osobie, np. z powodu brakującej daty zatrudnienia w profilu pracownika,
dzień powinien zostać dodany tylko jednej osobie,
trzeba poprawić wcześniej naliczoną wartość,
pracownik nie spełnił warunków reguły, ale zgodnie z polityką firmy powinien otrzymać dzień do odbioru,
trzeba skorygować datę dostępności dnia.
Aby ręcznie przydzielić dzień wolny za święto przypadające w sobotę:
Przejdź do Konfiguracja → Ludzie.
Wybierz lub wyszukaj pracownika z listy.
Przejdź do sekcji Edycja limitów.
Wybierz typ absencji Odbiór za święto oraz odpowiedni rok.
Kliknij Zmień dostępność.
Wpisz wartość, np. +1 dzień.
Wybierz datę, od której pracownik może odebrać dzień wolny.
Opcjonalnie dodaj powód ręcznej edycji, np. Korekta odbioru za święto 3 maja.
Kliknij Zapisz.
Po zapisaniu zmiany dzień zostanie dodany do puli wybranego pracownika. Od wskazanej daty pracownik będzie mógł złożyć wniosek o odbiór dnia wolnego w ramach typu absencji Odbiór za święto.
Jak dodać lub skorygować dzień dla większej grupy pracowników?
Jak dodać lub skorygować dzień dla większej grupy pracowników?
Podstawowym sposobem przydzielania dnia do odbioru za święto w sobotę powinna być reguła naliczająca ustawiona w typie absencji Odbiór za święto.
Import zmian limitów warto traktować jako dodatkową opcję, np. do korekt, wyjątków albo jednorazowego uzupełnienia puli. Jeśli używasz importu, system nie nalicza dnia automatycznie na podstawie reguły. To administrator sam wskazuje w pliku, którym pracownikom dodać lub odjąć limit, jaką wartość zastosować i od jakiej daty zmiana ma obowiązywać.
Import może być przydatny, gdy:
część pracowników nie otrzymała dnia z powodu brakujących danych w profilu, np. braku daty zatrudnienia,
dzień przysługuje tylko wybranym osobom, np. firma nalicza odbiór dla osób na UoP, ale chce dodać go także wybranym osobom na B2B,
firma wcześniej korzystała z importu jako sposobu dodawania odbioru i chce wykonać jednorazową korektę w znanym procesie.
Warto jednak pamiętać, że import nie jest konieczny tylko dlatego, że dzień ma być dostępny od konkretnej daty, np. 5 lipca. W takim przypadku można użyć reguły naliczającej z cyklem Dzień i ustawić tę samą datę wejścia w życie oraz wygaśnięcia reguły. Dzięki temu system naliczy dzień tylko raz, dokładnie w wybranym dniu.
1. przygotowanie pliku
Wzór pliku znajdziesz na swoim koncie tutaj (konfiguracja → import → zmiany limitów absencji)
Wzór uzupełnij według poniższych wskazówek:
Kolumna email - wpisz adresy mailowe pracowników, którym chcesz zaimportować dzień do odbioru. Adresy mailowe możesz skopiować z raportu Ludzie dostępnego w Calamari (raporty → pracownicy).
Kolumna typ absencji - W tej kolumnie wpisz dokładną nazwę absencji, która istnieje na Twoim koncie Calamari (konfiguracja → typy nieobecności)
Kolumna Limit (dni/godziny) - dodaj liczbę dni, którą chcesz dodać do puli odbiór za święto
Kolumna Stan na dzień (data) - Określ dzień od którego pracownicy mogą odebrać dzień wolny
*Uwaga - tuż po dodaniu 1 dnia do dostępności można już zawnioskować na ten dzień
Kolumna komentarz (opcjonalny) - możesz dodać dodatkowe informacje, na przykład którego święta dotyczy import (komentarz jest widoczny tylko dla administratora)
2. Gdy plik jest gotowy - importuj go do systemu zgodnie z tą instrukcją: KLIK
💡 Warto pamiętać aby importować limity na odpowiednią datę - rekomendujemy datę wystąpienia święta, wtedy pracownik będzie mógł odebrać dzień wolny od tego dnia lub odpowiednio wcześniej, jeśli oferujemy taką możliwość
Przykłady:
Jeśli pracownicy mogą odebrać dzień wolny za 3 maja, dopiero po 3 maja, sugerujemy dodanie +1 dnia na dzień 3 maja.
Jeśli pracownicy mogą odebrać dzień wolny za 1 listopada już od połowy października sugerujemy dodanie dnia na dzień 15 października.
Czy można ograniczyć odbiór za święto tylko do konkretnego miesiąca?
Czy można ograniczyć odbiór za święto tylko do konkretnego miesiąca?
Nie, nie ma ustawienia, które automatycznie ograniczy możliwość składania wniosków o Odbiór za święto tylko do wybranego miesiąca.
Jeśli firma chce, aby dzień wolny został wykorzystany w określonym czasie, np. do końca danego miesiąca, administrator powinien po zakończeniu tego okresu sprawdzić, czy pracownicy wykorzystali przyznaną pulę.
Aby to zrobić:
Przejdź do Raporty → Limity.
Ustaw filtr na typ absencji Odbiór za święto.
Sprawdź, którzy pracownicy nadal mają niewykorzystany dzień w puli.
Jeśli dzień nie powinien być już dostępny, odejmij go ręcznie z puli pracownika, korzystając z instrukcji ręcznej edycji limitów.
💡 Przykład:
Jeśli firma pozwala pracownikom odebrać dzień wolny za święto tylko do końca sierpnia, po zakończeniu sierpnia administrator powinien sprawdzić raport limitów dla typu Odbiór za święto. Jeśli pracownik nadal ma niewykorzystany dzień, należy ręcznie odjąć go z jego puli, np. przez zmianę dostępności o -1 dzień.
Dzięki temu dzień nie będzie już dostępny do wykorzystania w kolejnych miesiącach.