Calamari umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisu bezpośrednio do pracowników - pracownik może podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez aplikację mObywatel – zarówno z poziomu aplikacji mobilnej Calamari, jak i przez przeglądarkę na komputerze.
Proces składa się z trzech głównych etapów:
ℹ️ Podpis kwalifikowany przez mObywatel jest usługą zewnętrzną. Calamari umożliwia przekazanie dokumentu pracownikowi i odebranie podpisanego pliku, ale sam podpis składany jest poza Calamari. Aktualne informacje o usłudze, wymaganiach i limitach znajdziesz na stronie info.mobywatel.gov.pl.
Krok 1: Dodanie dokumentu do podpisu w Calamari
Pierwszym krokiem jest dodanie w Calamari dokumentu, który ma zostać podpisany przez pracownika. Dokument do podpisu może zostać dodany przez przełożonego pracownika oraz przez administratora Calamari.
1. Przejdź do dokumentów
W Calamari przejdź do sekcji: Pracownicy → Dokumenty → Następnie kliknij Dodaj.
2. Wybierz odpowiedni typ dokumentu
Wybierz opcję: "Dokument do uzupełnienia".
Dzięki temu pracownik będzie mógł pobrać dokument, podpisać go poza Calamari, a następnie odesłać podpisany plik.
3. Dodaj plik i wyślij go do pracownika
Uzupełnij wymagane informacje:
wybierz plik
nadaj nazwę dokumentu
wybierz katalog, w którym dokument ma zostać zapisany,
wybierz pracownika,
dodaj opis
ustaw datę dokumentu
kliknij Zapisz.
Po wysłaniu dokumentu pracownik otrzyma powiadomienie e-mail / na Slack / Teams / w aplikacji mobilnej z informacją, że dokument czeka na podpisanie.
Status dokumentu można sprawdzić w zakładce Oczekujące.
Przed rozpoczęciem podpisywania warto przygotować:
aplikację mObywatel zainstalowaną na telefonie,
e-dowód, czyli dowód osobisty z warstwą elektroniczną,
telefon z włączoną funkcją NFC,
numer CAN* z dowodu osobistego.
*Numer CAN to 6-cyfrowy numer znajdujący się na dowodzie osobistym. Zwykle jest widoczny w prawym dolnym rogu dokumentu.
Krok 2: Podpisanie dokumentu - instrukcja dla pracownika
Korzystam z aplikacji mobilnej Calamari i z aplikacji mObywatel
Korzystam z aplikacji mobilnej Calamari i z aplikacji mObywatel
Ta ścieżka będzie najwygodniejsza dla osób, które korzystają z aplikacji mobilnej Calamari oraz chcą podpisać dokument z wykorzystaniem aplikacji mobilnej mObywatel.
1. Pobierz dokument z aplikacji Calamari
Otwórz aplikację Calamari i przejdź do sekcji: Dokumenty → Oczekujące
Znajdź dokument, który czeka na podpisanie, a następnie pobierz plik PDF na telefon.
2. Otwórz usługę podpisu w aplikacji mObywatel
Otwórz aplikację mObywatel.
Na ekranie głównym przejdź do sekcji Usługi, a następnie wybierz: Podpis kwalifikowany → Podpisz dokument
Dodaj plik PDF pobrany wcześniej z Calamari.
3. Wybierz dostawcę podpisu
Aplikacja wyświetli listę dostępnych dostawców podpisu. Wybierz jednego z nich i postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.
Na liście mogą pojawić się między innymi:
Cencert,
SimplySign,
SIGILLUM,
mSzafir.
4. Potwierdź swoją tożsamość e-dowodem
Aplikacja poprosi o potwierdzenie tożsamości.
Wpisz numer CAN, a następnie przyłóż e-dowód do tylnej części telefonu, w miejscu obsługującym NFC.
Przytrzymaj dowód przy telefonie do momentu zakończenia odczytu danych.
5. Zatwierdź podpis
Po potwierdzeniu tożsamości aplikacja poprosi o zatwierdzenie podpisu.
Kliknij Potwierdź.
Po zakończeniu procesu pobierz podpisany plik PDF.
Korzystam z przeglądarkowej wersji Calamari oraz strony mobywatel.gov.pl
Korzystam z przeglądarkowej wersji Calamari oraz strony mobywatel.gov.pl
Ta ścieżka będzie wygodna dla osób, które korzystają z Calamari oraz mobywatel.gov.pl w przeglądarce.
1. Pobierz dokument z Calamari
Zaloguj się do Calamari w przeglądarce i przejdź do sekcji: Dokumenty → Oczekujące
Pobierz dokument, który chcesz podpisać na komputer.
2. Przejdź na stronę podpisu mObywatel
Otwórz stronę: podpis.mObywatel.gov.pl
Kliknij Podpisz dokument i dodaj plik PDF pobrany z Calamari.
3. Wybierz dostawcę podpisu
Wybierz jednego z dostępnych dostawców podpisu.
Po wyborze dostawcy system może przekierować Cię na jego stronę. Postępuj zgodnie z instrukcjami, które się tam pojawią. W zależności od dostawcy może być konieczne zaakceptowanie regulaminów oraz wskazanie miejsca podpisu na dokumencie.
4. Potwierdź tożsamość przez mObywatel
Na stronie dostawcy wybierz potwierdzenie tożsamości przez mObywatel.
W aplikacji mObywatel na telefonie pojawi się prośba o potwierdzenie przekazania danych.
Kliknij Potwierdź, wpisz numer CAN, a następnie przyłóż e-dowód do telefonu w miejscu obsługującym NFC.
5. Zatwierdź podpis
Po poprawnym potwierdzeniu tożsamości otrzymasz powiadomienie PUSH w aplikacji mObywatel.
Kliknij Potwierdź.
Po zakończeniu procesu pobierz podpisany dokument.
🎬 Zobacz dokładną instrukcję podpisania dokumentu w usłudze mObywatel:
Krok 3: Dodanie podpisanego dokumentu z powrotem do Calamari
Po podpisaniu dokumentu przez mObywatel należy wrócić do Calamari (wersja przeglądarkowa lub mobilna) i dodać podpisany plik jako odpowiedź na prośbę o podpis.
W tym celu przejdź do: Dokumenty → Oczekujące
Następnie wybierz dokument i dodaj podpisany plik.
Po dodaniu pliku dokument zostanie przekazany zgodnie z procesem obsługi dokumentów w Calamari.
Pytania i odpowiedzi
Czy dokument podpisuje się bezpośrednio w Calamari?
Czy dokument podpisuje się bezpośrednio w Calamari?
Calamari prowadzi proces obiegu dokumentu: pozwala między innymi wysłać plik do pracownika, odebrać podpisaną wersję i przechowywać ją w dokumentach pracownika. Sam podpis kwalifikowany składany jest w wybranej usłudze podpisu, na przykład przez mObywatel.
Czy podpisany dokument wraca automatycznie do Calamari?
Czy podpisany dokument wraca automatycznie do Calamari?
Po podpisaniu dokumentu pracownik dodaje podpisany plik w Calamari jako odpowiedź na prośbę o podpis. Dzięki temu dokument trafia do właściwego miejsca w dokumentach pracownika i może być dalej obsługiwany zgodnie z procesem w organizacji.
Czy pracownik może użyć innego podpisu niż mObywatel?
Czy pracownik może użyć innego podpisu niż mObywatel?
Tak, jeśli jest to zgodne z procedurą przyjętą w organizacji. Pracownik może podpisać dokument w inny sposób i dodać podpisany plik w Calamari.
Czy Calamari może pomóc ograniczyć wysyłanie dokumentów HR e-mailem?
Czy Calamari może pomóc ograniczyć wysyłanie dokumentów HR e-mailem?
Tak. Dokument można przekazać pracownikowi bezpośrednio w Calamari, a podpisaną wersję zebrać z powrotem w tym samym procesie. Dzięki temu HR nie musi szukać dokumentów w skrzynkach e-mail, komunikatorach ani lokalnych folderach.
Czy Calamari pomaga kontrolować status dokumentów do podpisu?
Czy Calamari pomaga kontrolować status dokumentów do podpisu?
Tak. Dokumenty oczekujące na działanie pracownika można śledzić w Calamari, co ułatwia sprawdzenie, które pliki zostały już odesłane, a które nadal czekają na uzupełnienie lub podpis.
Chcesz zobaczyć, jak działa obieg dokumentów w Calamari?
Jeśli chcesz sprawdzić, jak Calamari może pomóc Twojej firmie uporządkować dokumenty pracownicze, zbierać podpisane pliki i ograniczyć ręczną wymianę dokumentów, umów prezentację lub napisz do naszego zespołu.
Pokażemy, jak wygląda proces z perspektywy administratora i pracownika. 😊