Czym są Smart Tables?
Smart Tables umożliwiają przeglądanie i edytowanie danych pracowników bezpośrednio w sekcji Ludzie.
Zamiast otwierać osobno profil każdego pracownika lub przygotowywać plik do importu, możesz wyświetlić potrzebne informacje i zaktualizować dane wielu osób w jednej tabeli.
Praca ze Smart Tables przypomina korzystanie z arkusza kalkulacyjnego, ale dane pozostają chronione przez uprawnienia, mechanizmy sprawdzania poprawności danych oraz historię zmian w profilach pracowników.
Smart Tables pozwalają:
aktualizować dane wielu pracowników jednocześnie,
wyświetlać tylko pola potrzebne do wykonania konkretnego zadania,
filtrować listę pracowników przed rozpoczęciem edycji,
kopiować tę samą wartość do wielu wierszy,
aktualizować zarówno standardowe dane pracowników, jak i pola własne,
zapisać wszystkie przygotowane zmiany jednocześnie.
Kiedy warto korzystać ze Smart Tables?
Smart Tables są szczególnie przydatne, gdy musisz wprowadzić kilka powiązanych zmian, na przykład:
zaktualizować stanowiska lub przypisanie do zespołów po zmianie struktury organizacyjnej,
uzupełnić daty badań lekarskich lub szkoleń BHP,
uzupełnić brakujące informacje przed audytem,
poprawić dane po imporcie pracowników,
przygotować dane pracownicze na potrzeby działu kadr lub płac,
zaktualizować informacje o zatrudnieniu,
uzupełnić profile grupy nowo zatrudnionych osób,
przypisać tę samą wartość, np. zespół lub kalendarz świąt, wielu pracownikom.
Jak przygotować tabelę?
Przed rozpoczęciem edycji skonfiguruj tabelę tak, aby zawierała wyłącznie pracowników i informacje potrzebne do wykonania danego zadania.
1. Otwórz sekcję Ludzie
Przejdź do:
Pracownicy → Ludzie
Zakres widocznych informacji zależy od Twojej roli systemowej oraz uprawnień skonfigurowanych dla poszczególnych pól pracowników.
2. Przefiltruj listę pracowników
Skorzystaj z filtrów znajdujących się nad listą pracowników, aby zawęzić grupę osób, z którą chcesz pracować.
Listę można filtrować między innymi według:
zespołu,
stanowiska,
lokalizacji,
rodzaju umowy,
kalendarza świąt,
statusu zatrudnienia,
standardowych lub własnych pól pracowników.
Dzięki temu zmiany zostaną przygotowane wyłącznie dla osób objętych aktualizacją.
3. Wybierz potrzebne kolumny
Kliknij Dostosuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
W oknie konfiguracji znajdują się dwie sekcje:
Dostępne dane – pola, które możesz dodać do tabeli,
Wybrane dane – pola aktualnie wyświetlane jako kolumny.
Znajdź potrzebne pola i dodaj je do sekcji Wybrane dane. Możesz również usunąć niepotrzebne pola lub zmienić kolejność wyświetlanych kolumn.
W zależności od konfiguracji konta i posiadanych uprawnień tabela może zawierać:
dane osobowe,
informacje o strukturze organizacyjnej,
informacje dotyczące zatrudnienia,
dane związane z kadrami i płacami,
pola związane z historią zmian profilu,
pola własne utworzone przez Twoją organizację.
Przykładowo, podczas aktualizowania struktury organizacyjnej możesz wyświetlić wyłącznie:
imię i nazwisko,
stanowisko,
zespół,
datę obowiązywania zmiany.
💡 Wskazówka: Wybrane kolumny, filtry oraz grupa pracowników mogą zostać zapisane jako własny widok i wykorzystane ponownie w przyszłości.
Jak edytować dane pracowników w Smart Tables?
1. Włącz tryb edycji
Kliknij ikonę ołówka znajdującą się obok nazwy sekcji Ludzie.
Po włączeniu trybu edycji pola, które możesz zmieniać, staną się aktywne. W górnej części strony pojawią się również opcje:
Wyjdź z trybu edycji,
Zapisz zmiany.\
2. Edytuj informacje bezpośrednio w komórkach
Kliknij pole, które chcesz zaktualizować, a następnie wpisz lub wybierz nową wartość.
Sposób edycji zależy od rodzaju pola. Możesz między innymi:
wpisywać informacje w polach tekstowych,
wybierać wartość z listy,
wskazywać jeden lub kilka zespołów,
wybierać datę,
usuwać istniejącą wartość,
wybierać rodzaj umowy, stanowisko, plan pracy lub kalendarz świąt.
Calamari sprawdza poprawność danych zgodnie z rodzajem pola. Przykładowo pole daty wymaga podania prawidłowej daty, natomiast w polu wyboru można użyć wyłącznie wartości dostępnych w jego konfiguracji.
Zmiany, które nie zostały jeszcze zapisane, są wyróżnione w tabeli. Dzięki temu możesz łatwo sprawdzić, które dane zostały zmodyfikowane.
3. Skopiuj tę samą wartość do wielu pracowników
W przypadku obsługiwanych pól możesz skopiować wartość do kilku wierszy bez konieczności wybierania jej osobno dla każdego pracownika.
Aby to zrobić:
Wpisz lub wybierz wartość w pierwszej komórce.
Zaznacz komórkę.
Kliknij uchwyt znajdujący się w jej prawym dolnym rogu.
Przeciągnij go w górę lub w dół przez wiersze, które chcesz zaktualizować.
Calamari skopiuje wartość do zaznaczonych komórek.
Opcja może być wykorzystywana między innymi dla takich pól jak:
stanowiska,
zespoły,
kalendarze świąt,
pola własne oparte na wyborze z listy.
Kopiowanie nie jest dostępne dla pól, których wartość powinna być unikalna dla każdego pracownika, takich jak imię, nazwisko lub adres e-mail.
⚠️ Ważne: Przed przeciągnięciem wartości sprawdź przefiltrowaną listę pracowników. Zmiana zostanie przygotowana dla wszystkich wierszy objętych zaznaczonym zakresem.
4. Zapisz zmiany
Po przygotowaniu wszystkich aktualizacji kliknij Zapisz zmiany.
Calamari sprawdzi poprawność danych i zapisze przygotowane aktualizacje. Po zakończeniu operacji wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.
Zapisane informacje będą od razu widoczne w odpowiednich profilach pracowników oraz w historii zmian profilu.
Aby opuścić tabelę i zakończyć edycję, wybierz Wyjdź z trybu edycji.
Uprawnienia i bezpieczeństwo danych
Smart Tables korzystają z tych samych ustawień dostępu i edycji co pozostałe funkcje dostępne w sekcji Ludzie.
Oznacza to, że użytkownik może:
zobaczyć wyłącznie pracowników znajdujących się w zakresie jego uprawnień,
wyświetlać tylko te pola, do których ma dostęp,
edytować wyłącznie pola, dla których przyznano mu uprawnienie do edycji.
Przykładowo manager może mieć możliwość aktualizowania wybranych informacji dotyczących członków swojego zespołu, bez dostępu do poufnych danych innych pracowników.
Pola zawierające wrażliwe informacje, np. dane dotyczące wynagrodzenia, pozostają dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób. Każda zapisana zmiana jest również uwzględniana w historii zmian profilu wraz z informacją o tym, kto i kiedy ją wprowadził.
Smart Tables czy import pracowników?
Smart Tables nie zastępują importu pracowników. Oba rozwiązania sprawdzają się w innych sytuacjach.
Skorzystaj z importu pracowników, gdy | Skorzystaj ze Smart Tables, gdy |
po raz pierwszy dodajesz dużą liczbę pracowników, | regularnie aktualizujesz dane istniejących pracowników, |
przenosisz dane z innego systemu, | musisz poprawić kilka rekordów, |
masz już przygotowany arkusz zawierający wiele rekordów. | chcesz zaktualizować dane wybranej grupy osób, |
W przypadku codziennych aktualizacji danych Smart Tables są zazwyczaj szybszą i wygodniejszą alternatywą dla osobnego edytowania profili lub przygotowywania arkusza do importu.
Przykład: przypisanie kilku pracowników do zespołu
Załóżmy, że kilku pracowników dołącza do nowego zespołu lub przechodzi do innego działu.
Aby zaktualizować ich przypisanie:
Przejdź do Pracownicy → Ludzie.
Przefiltruj listę, aby wyświetlić odpowiednich pracowników.
Kliknij Dostosuj kolumny.
Dodaj kolumny z imieniem i nazwiskiem pracownika oraz zespołami.
Włącz tryb edycji.
Wybierz odpowiedni zespół dla pierwszego pracownika.
Przeciągnij wartość w dół, aby skopiować ją do pozostałych osób.
Sprawdź przygotowane zmiany.
Kliknij Zapisz zmiany.
Wybrani pracownicy zostaną przypisani do zespołu bez konieczności otwierania i aktualizowania każdego profilu osobno.