Sekcja Ludzie w Calamari to znacznie więcej niż lista pracowników. Może pełnić funkcję centralnej bazy informacji o osobach należących do organizacji.
W jednym miejscu łączy profile pracowników, dane dotyczące struktury organizacyjnej, informacje charakterystyczne dla danej firmy, dokumenty oraz preferencje dotyczące współpracy. W zależności od aktywnych modułów profil może zawierać również informacje o nieobecnościach, limitach oraz ocenach pracy.
Jednocześnie nie każdy użytkownik musi mieć dostęp do tych samych danych. W Calamari możesz określić, które informacje będą widoczne dla pracowników, managerów i administratorów.
Jedno miejsce na informacje o pracownikach
Zamiast przechowywać dane pracowników w arkuszach, dokumentach, wiadomościach e-mail i kilku oddzielnych narzędziach, możesz zgromadzić je w sekcji Ludzie.
Profil pracownika może zawierać między innymi:
dane kontaktowe i podstawowe informacje o pracowniku,
stanowisko, zespoły i bezpośredniego przełożonego,
informacje dotyczące formy współpracy i zatrudnienia,
dane przechowywane w Polach własnych,
dokumenty,
sekcję Praca ze mną,
informacje o nieobecnościach i dostępnych limitach,
aktualne oraz historyczne Oceny pracy.
Dokładny zakres dostępnych informacji zależy od wykorzystywanych modułów oraz uprawnień użytkownika.
Dostosuj profile pracowników za pomocą Pól własnych
Każda organizacja przechowuje nieco inne informacje o swoich pracownikach. Pola własne pozwalają dopasować strukturę profilu do potrzeb firmy, bez ograniczania się wyłącznie do podstawowych pól dostępnych w systemie.
Za ich pomocą możesz przechowywać na przykład informacje dotyczące:
sprzętu i wyposażenia firmowego,
umiejętności oraz certyfikatów,
szkoleń i badań lekarskich,
benefitów,
umów i warunków współpracy,
dostępu do biura,
edukacji,
wynagrodzenia,
innych danych potrzebnych w organizacji.
Pola własne można porządkować w kategorie i grupy. Dzięki temu nawet rozbudowany profil pracownika pozostaje czytelny, a użytkownik może szybko przejść do odpowiedniej sekcji, takiej jak Benefity, Sprzęt, Edukacja, Badania lekarskie, Umiejętności czy Certyfikaty.
Aby skonfigurować Pola własne, przejdź do:
Konfiguracja → Pracownicy → Pola własne.
Zdecyduj, kto może wyświetlać i edytować dane
Pola własne pozwalają również zarządzać widocznością informacji oraz uprawnieniami do ich edycji.
Dla każdego konfigurowalnego pola możesz określić osobno, kto ma:
dostęp do odczytu danych,
możliwość ich dodawania lub edytowania.
Uprawnienia mogą zależeć od roli użytkownika. Dostęp można przyznać na przykład właścicielowi profilu, bezpośredniemu przełożonemu, managerowi zespołu, managerowi firmy lub administratorowi.
Dzięki temu pracownicy, managerowie i administratorzy mogą korzystać z tej samej bazy, ale widzą wyłącznie informacje odpowiednie dla swojej roli.
Możesz również pozwolić pracownikom na samodzielne aktualizowanie wybranych danych, na przykład informacji kontaktowych lub innych elementów profilu. Ogranicza to konieczność ręcznego wprowadzania każdej zmiany przez dział HR.
Twórz własne widoki potrzebnych informacji
Nie musisz otwierać każdego profilu osobno, aby znaleźć potrzebne informacje.
W sekcji Ludzie możesz wybrać kolumny wyświetlane na liście, zastosować odpowiednie filtry, a następnie zapisać tę konfigurację jako własny widok.
Możesz w ten sposób przygotować widoki przedstawiające na przykład:
pracowników, których umowy wkrótce wygasają,
zbliżające się terminy szkoleń, badań lub ważności certyfikatów,
osoby posiadające określone umiejętności,
pracowników korzystających z wybranego benefitu,
członków konkretnego zespołu, lokalizacji lub innej grupy organizacyjnej.
Własne widoki sprawiają, że baza pracowników staje się praktycznym narzędziem do codziennej pracy, a nie tylko miejscem przechowywania informacji.
Użytkownicy mogą wyświetlać i filtrować wyłącznie dane, do których mają dostęp.
Aktualizuj dane bezpośrednio w tabeli
Jeżeli chcesz zmienić informacje dotyczące kilku osób, nie musisz otwierać każdego profilu osobno.
Administratorzy i managerowie posiadający odpowiednie uprawnienia mogą włączyć tryb edycji w tabeli Ludzie i aktualizować dane bezpośrednio na liście. Aby otworzyć tryb edycji, włącz jeden z customowych widoków i wybierz opcję Edytuj dane w tabeli:
Funkcja może być przydatna między innymi podczas:
aktualizowania terminów szkoleń lub badań lekarskich,
zmiany przypisania do zespołu lub innej części struktury organizacyjnej,
uzupełniania brakujących danych,
aktualizowania Pól własnych dla wybranej grupy pracowników.
Najpierw możesz przefiltrować listę, aby wyświetlić tylko odpowiednią grupę osób, a następnie zaktualizować ich dane w tym samym widoku.
Uprawnienia nadal obowiązują – użytkownik może edytować wyłącznie informacje, do których otrzymał odpowiedni dostęp.
Twórz raporty na podstawie danych pracowników
Raport Ludzie pozwala administratorom i managerom przygotowywać szczegółowe zestawienia na podstawie pól systemowych oraz informacji zapisanych w Polach własnych.
Możesz wybrać dane, które mają znaleźć się w raporcie, zastosować odpowiednie filtry, a następnie zapisać konfigurację jako szablon. Dzięki temu przy kolejnych raportach nie trzeba ponownie wybierać tych samych kolumn i ustawień.
Raport Ludzie może służyć między innymi do przygotowywania zestawień dotyczących:
umów, których termin zakończenia wkrótce upływa,
zbliżających się rocznic zatrudnienia,
terminów ważności szkoleń i certyfikatów,
sprzętu przypisanego do pracowników,
umiejętności i kwalifikacji,
benefitów,
danych osób należących do wybranego zespołu lub innej grupy organizacyjnej.
Zapisany szablon zachowuje wybrane pola, zastosowane filtry oraz nazwę raportu, dzięki czemu regularne przygotowywanie miesięcznych lub kwartalnych zestawień jest szybsze i bardziej spójne.
Gotowy raport można również wyeksportować i wykorzystać do dalszej analizy lub udostępnić innym osobom w organizacji.
Ułatw współpracę dzięki sekcji Praca ze mną
Profil pracownika nie musi ograniczać się wyłącznie do danych administracyjnych.
Sekcja Praca ze mną pozwala pracownikom podzielić się informacjami o preferowanym sposobie komunikacji i współpracy.
Pracownik może opisać między innymi:
swój styl pracy,
preferowane kanały i sposoby komunikacji,
oczekiwania dotyczące współpracy,
sposób przekazywania informacji zwrotnej,
czynniki, które pomagają mu w pracy,
inne informacje ułatwiające codzienną współpracę.
Dzięki temu sekcja Ludzie jest przydatna nie tylko dla działu HR, ale również dla wszystkich osób, które chcą lepiej poznać swoich współpracowników i skuteczniej się z nimi komunikować.
Zachowaj historię ocen pracy przy profilu pracownika
Jeżeli Twoja organizacja korzysta z modułu Ocena pracy, profil pracownika może zawierać również informacje o jego obecnych i historycznych ocenach.
W sekcji Oceny pracy można wrócić do wcześniejszych sesji, sprawdzić poprzednie formularze oraz zachować kontekst dotyczący rozwoju pracownika w jednym miejscu.
Dzięki temu informacje z kolejnych cykli oceny pozostają powiązane z konkretną osobą, zamiast znajdować się w oddzielnych dokumentach lub arkuszach.
Ułatwia to managerom i działom HR obserwowanie rozwoju pracownika oraz przygotowywanie się do kolejnych rozmów podsumowujących.
Sekcja Ludzie dla pracowników, managerów i administratorów
Sekcja Ludzie została zaprojektowana tak, aby mogła być wykorzystywana przez całą organizację.
Pracownicy mogą wyszukiwać współpracowników, sprawdzać udostępnione im dane kontaktowe i organizacyjne oraz poznawać preferencje innych osób w sekcji Praca ze mną.
Managerowie mogą uzyskać dostęp do informacji dotyczących swoich zespołów. W zależności od przyznanych uprawnień mogą również aktualizować wybrane dane bezpośrednio w profilach lub tabeli Ludzie.
Administratorzy zarządzają całą bazą pracowników. Określają, jakie informacje są zbierane, konfigurują Pola własne, zarządzają dostępem do danych oraz aktualizują ustawienia profili.
W efekcie cała organizacja korzysta z jednej wspólnej bazy, ale zakres widocznych informacji jest dostosowany do roli konkretnego użytkownika.
Ludzie jako główne źródło informacji o pracownikach
Dzięki Polom własnym, uprawnieniom, własnym widokom, edycji danych bezpośrednio w tabeli, sekcji Praca ze mną oraz informacjom pochodzącym z innych modułów Calamari, sekcja Ludzie może stać się głównym źródłem wiedzy o osobach należących do organizacji.
To Ty decydujesz, jakie dane chcesz gromadzić, w jaki sposób je uporządkować oraz kto powinien mieć do nich dostęp.
Pracownicy i managerowie otrzymują natomiast jedno wygodne miejsce, w którym mogą znaleźć informacje potrzebne im w codziennej pracy.