Ten przewodnik prowadzi przez cały cykl Oceny Pracy w module Ocena Pracy w Calamari: od przygotowania szablonu pytań (proces oceny), przez uruchomienie sesji ocen, aż po podsumowanie przygotowane przez przełożonego. Dowiesz się też, co na każdym etapie widzi i uzupełnia pracownik oraz przełożony.
Zanim zaczniesz: sesję oceny mogą uruchomić Administratorzy lub Administratorzy modułu Ocena Pracy w Calamari.
Konfiguracja składa się z dwóch kroków:
Konfiguracja szablonu Procesu Oceny – określasz, jak ma wyglądać ocena, np. jakie pytania będą zadawane, kto będzie oceniał pracowników i jakie zasady będą obowiązywać.
Wystartowanie Sesji Ocen - uruchomienie sesji na podstawie wcześniej skonfigurowanego szablonu
Jak wygląda cykl oceny – w skrócie
Administrator tworzy proces oceny (szablon): zakres pracowników, typ oceny, pytania, terminy, opcjonalnie ocenę końcową managera.
Administrator uruchamia sesję oceny na podstawie szablonu – uczestnicy dostają powiadomienia.
Jeśli sesja dotyczy oceny współpracowniczej z opcją przypisania oceniających, administrator sesji lub przełożony mogą przypisać oceniających.
Pracownicy uzupełniają samoocenę i/lub oceny współpracowników.
Po zebraniu wymaganych ocen bezpośredni przełożony przygotowuje ocenę końcową (jeśli została włączona).
Administrator zamyka sesję i korzysta z zebranych wyników.
Kolejnym krokiem może być określenie celów pracowniczych na podstawie zrealizowanej sesji ocen.
Krok 1. Skonfiguruj proces oceny (szablon sesji)
Proces oceny to standardowy szablon, który określa, jak przebiegają oceny w całej organizacji. Zapisany proces możesz wykorzystywać wielokrotnie, w kolejnych sesjach.
Wejdź w panel Konfiguracja, a następnie w zakładkę Procesy oceny.
Kliknij Dodaj.
Nazwij proces, określ grupę pracowników, którzy będą oceniani, oraz ewentualne wykluczenia.
Wybierz typ oceny – samoocena, ocena współpracownicza lub ocena zewnętrzna – oraz ustaw czas trwania i dodatkowe kryteria (widoczność odpowiedzi).
Dodaj pytania (patrz niżej).
(Opcjonalnie) Włącz ocenę końcową (ocenę wystawianą przez bezpośredniego przełożonego): dodaj pytania i czas trwania.
(Opcjonalnie) Użyj podglądu formularza, aby sprawdzić, jak formularz będzie wyglądał z perspektywy pracownika. Podgląd uwzględnia aktualną konfigurację, w tym pytania i ich kolejność.
Zapisz proces – gotowy szablon można wykorzystać do uruchamiania sesji.
Pytania w formularzu
Możesz wybrać typ pytania: otwarte, pytanie w skali, jednokrotnego wyboru lub wielokrotnego wyboru. Dla każdego pytania określasz też, w jakim typie oceny ma się pojawiać:
tylko w samoocenie,
tylko w ocenie współpracowników,
tylko w ocenie zewnętrznej
we wszystkich typach oceny.
Krok 2. Uruchom sesję oceny
Przejdź do sekcji Sesje Ocen.
Kliknij Start.
Wybierz proces oceny, który będzie szablonem sesji, i wpisz nazwę sesji.
Uruchom sesję – system automatycznie wyśle powiadomienia do wszystkich uczestników.
Sesja ma jasno określoną datę rozpoczęcia i zakończenia, korzysta z pytań, typów oceny i terminów z wybranego szablonu (procesu oceny).
Przydzielanie oceniających (opcjonalne - przy korzystaniu z opcji przypisania osób do oceny współpracowniczej)
Jeśli wystartowałeś ocenę współpracowniczą, przypisz oceniających podczas uruchamiania sesji. Do szybkiego wyboru oceniających możesz użyć filtrów.
Krok 3. Co widzi i uzupełnia pracownik
Powiadomienie – pracownik dostaje informację o nowej ocenie do wypełnienia (e-mail, Slack, MS Teams lub aplikacja mobilna Calamari; nowa sesja jest też widoczna w zakładce Sesja Ocen). Jeśli sesja wymaga przypisania się jako oceniający, pracownik może zgłosić się do roli oceniającego dla określonej osoby.
Wypełnienie formularza – pracownik odpowiada na pytania z szablonu (formularze do uzupełnienia są dostępne w zakładce Oceny → Do uzupełnienia).
Zapis i wysłanie – odpowiedzi można zapisać jako wersję roboczą i dokończyć później albo wysłać po zakończeniu.
W zakładce Ocena Pracy → Sesje ocen pracownik widzi trwające sesje (można filtrować je po statusie: aktywne lub zakończone) i sprawdza terminy dla oceny własnej, oceny współpracowników i oceny końcowej.
Pracownik może udzielać oceny, jeśli został przypisany jako oceniający przez bezpośredniego przełożonego albo jeśli administrator oceny pracy włączył możliwość przypisywania się jako oceniający. Ocena współpracowników może być anonimowa – zależy to od ustawień sesji. Przy składaniu oceny pracownik widzi, czy zostanie ona udostępniona z imieniem i nazwiskiem, czy anonimowo, a w niektórych sesjach może wybrać bardziej restrykcyjną opcję anonimowości.
Wskazówka: dostęp do ocen jest ograniczony – mogą je zobaczyć tylko uprawnione osoby (np. administrator, manager lub oceniany pracownik).
Krok 4. Co widzi i uzupełnia bezpośredni przełożony
Ocena końcowa jest opcjonalna, ale ułatwia analizę wyników i przygotowanie rozmowy rozwojowej. Przygotowuje ją bezpośredni przełożony.
Powiadomienie – gdy wszystkie wymagane oceny pracownika zostaną złożone, system informuje bezpośredniego przełożonego, że może przygotować podsumowanie.
Wybór pracownika – w module Ocena Pracy → Oceny → Do podsumowania manager widzi listę pracowników, dla których musi uzupełnić podsumowanie.
Przegląd wyników – formularz zawiera oceny z bieżącego cyklu oraz dane historyczne z poprzednich okresów.
Uzupełnienie formularza – bezpośredni przełożony wpisuje wnioski, komentarze i ogólne podsumowanie (m.in. mocne strony, obszary do rozwoju, kolejne kroki i cele).
Zapis lub wysłanie – podsumowanie można zapisać jako wersję roboczą albo wysłać jako dokument końcowy.
Formularz można wypełniać etapami. Dostęp do oceny końcowej ma tylko bezpośredni przełożony, a pracownik znajdzie podsumowanie ocen w sekcji Oceny → Otrzymane.
Krok 5. Zamknięcie sesji i wyniki
Po upływie terminu sesja nie zamyka się automatycznie – uczestnicy mogą nadal składać oceny po terminie.
Administrator może zakończyć sesję ręcznie w dowolnym momencie, np. gdy wszystkie formularze zostały wypełnione.
Po zamknięciu dostępne są wyniki zbiorcze, które wspierają rozmowy rozwojowe i analizy HR.
Krok 6. Cele pracownicze po zakończeniu oceny
Wyniki oceny i rozmowa rozwojowa są naturalnym momentem na ustalenie celów pracownika. Cele znajdziesz w Ocena Pracy → Cele. Pozwalają one zamienić priorytety firmy w jasne cele dla zespołów i poszczególnych pracowników oraz śledzić ich postępy.
Typy celów
Firmowy – cel całej organizacji, widoczny dla wszystkich, tworzony wyłącznie przez administratorów.
Grupowy – cel wspólny dla zespołu lub innej grupy pracowników, widoczny dla wszystkich.
Indywidualny – cel konkretnego pracownika, widoczny dla wszystkich.
Rozwojowy – cel rozwoju osobistego lub zawodowego, prywatny: widzą go tylko jego właściciel i jego manager. Dobrze pasuje do wniosków z oceny, np. obszarów do rozwoju wskazanych w podsumowaniu.
Jak dodać cel po sesji oceny
Przejdź do Ocena Pracy → Cele i kliknij przycisk + obok nagłówka listy.
W polu Typ wybierz rodzaj celu.
Uzupełnij szczegóły: nazwę celu, opis (opcjonalnie), właściciela i termin.
Jeśli cel wspiera inny cel (np. cel zespołu), wybierz go w polu Cel nadrzędny.
Kliknij Aktywuj cel, aby od razu zacząć go śledzić, albo Zapisz jako szkic, aby dokończyć go później – np. po uzgodnieniu szczegółów z pracownikiem.
Pracownicy mogą tworzyć cele dla siebie, a managerowie i administratorzy mogą przypisywać cele innym osobom zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.
Śledzenie celów w kolejnym cyklu
Postęp (0–100%) aktualizuje się przyciskiem Aktualizuj, dodając komentarz do zmiany.
Cel aktywny można oznaczyć jako Zagrożony, aby manager mógł zareagować przed terminem.
Po zakończeniu określonego terminu cel zamyka się z wynikiem: Osiągnięty, Częściowo osiągnięty, Nieosiągnięty lub Anulowany.
Każdy cel ma historię aktualizacji, więc podczas kolejnej oceny można wziąć pod uwagę nie tylko wynik, ale też przebieg realizacji celu.
Szczegółowy opis (m.in. hierarchia celów, widok Kaskada, filtrowanie) znajdziesz w artykule „Cele – jak tworzyć, monitorować i aktualizować cele pracowników”.