Gdy główny akceptujący jest nieobecny: na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub w delegacji, wnioski urlopowe mogą utknąć w procesie, opóźniając plany pracowników.
Dodanie zastępcy zapewnia, że przepływ akceptacji przebiega płynnie, czasy reakcji pozostają spójne, a dział HR nie musi ręcznie interweniować.
To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w większych zespołach lub w okresach wzmożonych urlopów, kiedy ryzyko zatorów w akceptacjach jest większe.
Najczęstsze sytuacje, w których zastępca akceptującego jest szczególnie przydatny:
Manager idzie na urlop – wnioski nie piętrzą się podczas jego nieobecności.
Nagłe zwolnienie lekarskie – zastępcę można wyznaczyć w ostatniej chwili, aby proces akceptacji przebiegał bez przerwy.
Delegacja służbowa / wyjazd biznesowy – gdy manager jest poza biurem lub pracuje w innej strefie czasowej, zastępca może szybciej reagować na wnioski.
Podczas wnioskowania o nieobecność możemy wyznaczyć zastępującego wybierając go z listy pracowników:
Jakie korzyści daje dodanie zastępcy do procesu?
Po kliknięciu przycisku „Akceptacja przez zastępującego” zastępca będzie mógł zatwierdzać wnioski podczas nieobecności menedżera. Każdy akceptujący (np. bezpośredni przełożeni) może mieć przypisaną osobę zastępującą, która przejmie ich rolę na czas nieobecności, zgodnie z ustawieniami w Calamari.
Co należy zrobić, aby dodać zastępcę akceptującego?
Menedżer musi wybrać opcję „zastępca” na ekranie składania wniosku o urlop.
Pracownik wskazany jako zastępca otrzyma powiadomienie i będzie mógł zatwierdzać wnioski w imieniu głównego akceptującego podczas jego nieobecności, zgodnie z ustawieniami w Calamari.
Ważne! W konfiguracji typów nieobecności, w sekcji „Pola i widoczność”, administrator powinien ustawić pole „Zastępca” jako opcjonalne lub wymagane.
Co dokładnie może zrobić zastępca akceptującego?
Zastępca tymczasowo przejmuje obowiązki głównego akceptującego.
W wybranym okresie może:
przeglądać i zatwierdzać wnioski o nieobecność,
odrzucać wnioski,
zostawiać komentarze widoczne dla składającego wniosek,
utrzymywać płynność procesu akceptacji bez przerw.
Po zakończeniu nieobecności wszystkie obowiązki automatycznie wracają do głównego akceptującego.
Zapobieganie składaniu wniosków urlopowych przez zastępców podczas ich zastępstwa.
Aby uniemożliwić pracownikowi składanie wniosku o urlop w okresie, gdy jest przypisany jako zastępca, należy dodać odpowiednią restrykcję w zakładce Restrykcje.
Przejdź do:
Konfiguracja → Typy nieobecności → Wybierz typ nieobecności → Edycja → zakładka Restrykcje → dodaj restrykcję „Zgłaszający nie może wnioskować o nieobecność w czasie, w którym jest wyznaczony jako zastępca” → Zapisz.
Po dodaniu ww. restrykcji pracownik nie będzie mógł złożyć wniosku o nieobecność w dniu, w którym został wyznaczony na zastępcę. Zapobiega to konfliktom w sytuacji, gdy ktoś jest niedostępny w czasie, w którym powinien zastępować inną osobę w procesie akceptacji.
Bardzo cenimy Twoje opinie i sugestie. Są one kluczowe dla nieustannego rozwoju Calamari, a nowe funkcje są regularnie dodawane, aby ulepszać doświadczenia użytkowników.
Chcesz zobaczyć więcej? 🤓
Umów się na spotkanie online.