Automatyczne odpowiedzi w Gmailu
Integracja z Google Workspace może automatycznie ustawiać odpowiedź o nieobecności na koncie Gmail pracownika, gdy rozpoczyna się jego urlop lub inna zatwierdzona nieobecność.
Po włączeniu funkcja jest aktywna dla wszystkich pracowników korzystających z integracji Google Workspace.
Jak działają automatyczne odpowiedzi w Gmailu?
Gdy rozpoczyna się zatwierdzona nieobecność pracownika, Calamari może automatycznie ustawić odpowiedź o nieobecności na jego koncie Gmail.
Automatyczna odpowiedź będzie aktywna przez cały okres nieobecności.
Jeżeli pracownik podczas składania wniosku wskaże osobę zastępującą, jej dane zostaną uwzględnione w treści wiadomości.
Włączenie tej funkcji nie zmienia pozostałych ustawień integracji Google Workspace ani nie wpływa na jej dotychczasowe działanie.
Automatyczne odpowiedzi są domyślnie wyłączone i wymagają osobnej konfiguracji.
Ważne:
Na ten moment nie ma możliwości zmiany treści wiadomości ustawianej w ramach integracji.
Treść autorespondera jest w dwóch językach: w języku polskim i angielskim.
Zanim rozpoczniesz
Do skonfigurowania funkcji potrzebujesz:
uprawnień administratora w Calamari,
uprawnień administratora w Google Workspace,
aktywnej integracji Google Workspace z Calamari.
Jeżeli integracja Google Workspace nie została jeszcze skonfigurowana w Twojej organizacji, skorzystaj z instrukcji:
Jeżeli integracja jest już aktywna, możesz od razu przejść do włączenia automatycznych odpowiedzi.
Krok 1. Włącz automatyczne odpowiedzi w Calamari
W Calamari przejdź do:
Konfiguracja → Google Workspace
Włącz opcję automatycznych odpowiedzi w Gmailu.
Po przyznaniu odpowiednich uprawnień w konsoli Admina w Google, ustawienie będzie obowiązywać wszystkich pracowników objętych integracją Google Workspace.
Krok 2. Otwórz ustawienia przekazywania dostępu w całej domenie
Ze względu na wymagania bezpieczeństwa Google Workspace administrator musi również ręcznie przyznać Calamari odpowiednie uprawnienie w konsoli administracyjnej Google.
Zaloguj się do konsoli administracyjnej Google, korzystając z konta administratora Google Workspace.
Przejdź do:
Bezpieczeństwo → Kontrola dostępu i danych → Ustawienia interfejsów API → Zarządzaj przekazywaniem dostępu w całej domenie
Możesz również otworzyć odpowiednią stronę bezpośrednio:
Kliknij Dodaj nowy.
Krok 3. Przyznaj uprawnienie do zarządzania automatycznymi odpowiedziami
Wprowadź następujące dane:
Identyfikator klienta
117561213110058513574
Zakresy OAuth
https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic
Kliknij Autoryzuj, aby zapisać konfigurację.
Google Workspace może potrzebować kilku minut na zastosowanie nowych uprawnień.
Funkcja jest już aktywna
Po włączeniu ustawienia w Calamari i przyznaniu odpowiednich uprawnień w Google Workspace:
Calamari ustawi automatyczną odpowiedź w Gmailu, gdy rozpocznie się zatwierdzona nieobecność pracownika.
Odpowiedź będzie aktywna przez cały okres nieobecności.
Jeżeli we wniosku wskazano osobę zastępującą, jej dane zostaną dodane do wiadomości.
Nie musisz zmieniać żadnych innych ustawień integracji Google Workspace.