Automatyczne odpowiedzi w Gmailu
Integracja z Google Workspace może automatycznie ustawiać odpowiedź o nieobecności na koncie Gmail pracownika, gdy rozpoczyna się jego urlop lub inna zatwierdzona nieobecność.
Po włączeniu funkcja jest aktywna dla wszystkich pracowników korzystających z integracji Google Workspace.
Jak działają automatyczne odpowiedzi w Gmailu?
Gdy pracownik składa wniosek o nieobecność, Calamari może automatycznie ustawić wiadomość o nieobecności na jego koncie Gmail na czas trwania absencji.
Najważniejsze informacje
Dane zastępcy: Jeśli pracownik wskaże we wniosku osobę zastępującą, jej dane zostaną uwzględnione w automatycznej odpowiedzi.
Istniejąca wiadomość o nieobecności: Jeśli pracownik samodzielnie ustawił już wiadomość o nieobecności w Gmailu, Calamari jej nie nadpisze ani nie zastąpi. Integracja ustawi automatyczną odpowiedź wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie skonfigurował jej wcześniej samodzielnie.
Dostępne języki: Automatyczna odpowiedź jest przygotowana w dwóch językach: polskim i angielskim.
Edycja treści wiadomości: Obecnie nie ma możliwości dostosowania treści wiadomości ustawianej przez integrację.
Ważne:
Włączenie tej opcji nie zmienia działania istniejącej integracji z Google Workspace.
Funkcja automatycznych odpowiedzi jest domyślnie wyłączona i należy aktywować ją oddzielnie.
Zanim rozpoczniesz
Do skonfigurowania funkcji potrzebujesz:
uprawnień administratora w Calamari,
uprawnień administratora w Google Workspace,
aktywnej integracji Google Workspace z Calamari.
Jeżeli integracja Google Workspace nie została jeszcze skonfigurowana w Twojej organizacji, skorzystaj z instrukcji:
Jeżeli integracja jest już aktywna, możesz od razu przejść do włączenia automatycznych odpowiedzi.
Krok 1. Włącz automatyczne odpowiedzi w Calamari
W Calamari przejdź do:
Konfiguracja → Google Workspace
Włącz opcję automatycznych odpowiedzi w Gmailu.
Po przyznaniu odpowiednich uprawnień w konsoli Admina w Google, ustawienie będzie obowiązywać wszystkich pracowników objętych integracją Google Workspace.
Krok 2. Otwórz ustawienia przekazywania dostępu w całej domenie
Ze względu na wymagania bezpieczeństwa Google Workspace administrator musi również ręcznie przyznać Calamari odpowiednie uprawnienie w konsoli administracyjnej Google.
Zaloguj się do konsoli administracyjnej Google, korzystając z konta administratora Google Workspace.
Przejdź do:
Bezpieczeństwo → Kontrola dostępu i danych → Ustawienia interfejsów API → Zarządzaj przekazywaniem dostępu w całej domenie
Możesz również otworzyć odpowiednią stronę bezpośrednio:
Kliknij Dodaj nowy.
Krok 3. Przyznaj uprawnienie do zarządzania automatycznymi odpowiedziami
Wprowadź następujące dane:
Identyfikator klienta
117561213110058513574
Zakresy OAuth
https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic
Kliknij Autoryzuj, aby zapisać konfigurację.
Google Workspace może potrzebować kilku minut na zastosowanie nowych uprawnień.
Funkcja jest już aktywna
Po włączeniu ustawienia w Calamari i przyznaniu odpowiednich uprawnień w Google Workspace:
Calamari ustawi automatyczną odpowiedź w Gmailu, gdy rozpocznie się zatwierdzona nieobecność pracownika.
Odpowiedź będzie aktywna przez cały okres nieobecności.
Jeżeli we wniosku wskazano osobę zastępującą, jej dane zostaną dodane do wiadomości.
Nie musisz zmieniać żadnych innych ustawień integracji Google Workspace.